Kto płaci za media przy wynajmie mieszkania?
Kto płaci rachunki za prąd, gaz, inne media? Oczywiście przede wszystkim ta osoba, na którą jest rachunek. Jednak w przypadku najmu mamy zawsze wybór między większą kontrolą a większą wygodą. Jeśli zastanawiasz się, czy przepisywać liczniki na najemcę, dla kogo to jest wygodne, a kto chciałby to bardziej kontrolować - odpowiedzi znajdziesz w tym artykule.
Co wchodzi w rachunek za media?
Zarówno we własnych mieszkaniach, jak i tych na wynajem, istnieje dość stały pakiet niezbędnych usług. Czasem ciepłą wodę i ogrzewanie mamy dostarczane w ramach wspólnoty lub spółdzielni, czasem jest to własny piecyk gazowy lub elektryczny. Stały zestaw to przeważnie prąd, media cyfrowe (internet kablowy, telewizja, do tego telefon), w starszych blokach - gaz. Pozostałe media w blokach są rozliczane w miesięcznych płatnościach do wspólnoty lub spółdzielni. Często jest to woda i kanalizacja, wywóz śmieci, ochrona budynku, sprzątanie, a nawet podatki od nieruchomości. Jeśli przedmiotem najmu jest dom, to trzeba zadbać o sprawdzenie tych umów i zdecydować, kto i jak będzie się tymi płatnościami zajmować.
Nieco większym wyzwaniem są wszelkie cyfrowe udogodnienia, szczególnie jeśli trzeba przekazać możliwość dostępu do systemów. Najnowsze systemy parkingowe sczytują tablice rejestracyjne, więc zmiana samochodu mogącego parkować wymaga zgłoszenia. Nowoczesne domofony, które są już częścią instalacji domu inteligentnego, to też wyzwanie: kto i jak może sterować dostępem i kontrolować dom lub mieszkanie z aplikacji w telefonie? Jeśli w mieszkaniu lub domu jest już jakieś urządzenie udostępniające internet po WiFi, to warto się zastanowić nad zasadami kontroli - kto powinien znać hasła dostępu i może je zmieniać.
Jak można się “podzielić” umowami na media?
Jest wiele możliwości podziału obowiązków, jeśli chodzi o płacenie za media i zawieranie umów z dostawcami usług. Są takie, które są bardzo wygodne dla najemców, ale są też takie, gdzie najemcy mogą lepiej kontrolować np. zużycie prądu czy wody. Nie zawsze też da się “przepisać” niektóre media, bo na przykład wciąż są bloki, gdzie jest jeden wspólny licznik gazu. Wyróżniamy modele:
Wszystkie opłaty w czynszu najmu
Najemca nie martwi się żadnymi opłatami i rozliczeniami, co miesiąc przelewa jedynie czynsz najmu wynajmującemu. Właściciel mieszkania ma wszystkie opłaty pod kontrolą i dba o ich terminowość. Czasem w umowie jest jedynie zastrzeżenie o “ponadnormatywnym zużyciu”. Dobrą praktyką jest zgłaszanie przeciekającej spłuczki i nienadużywanie sprzętów zużywających prąd.
Większość opłat w czynszu najmu - najemca płaci rachunki wystawiane na właściciela
Właściciel opłaca należności do spółdzielni lub wspólnoty, ale rachunki za konkretne media przekazuje do opłacenia najemcy. Najczęściej są to rachunki za prąd i gaz, czasem za Internet. Może to być bezpośrednia płatność przez najemcę, można to też rozwiązać poprzez zwrot przez najemcę zapłaconej za dane media kwoty, na podstawie rachunku. Nadal konieczność płacenia spoczywa na właścicielu - osobie, która zawarła umowę i jej nazwisko jest na rachunkach, nawet jeśli najemca za nie płaci.
Najemca poza czynszem najmu, opłaca co miesiąc rachunki do wspólnoty i inne opłaty
W części Polski jest wypracowana zasada “odstępnego”: najemca płaci właścicielowi mieszkania tylko czynsz najmu, a pozostałe należności pokrywa bezpośrednio do instytucji: dostawcy prądu, gazu, do wspólnoty. Zdarza się nawet, że raz do roku przesyłane wyliczenie podatku od nieruchomości również jest regulowane przez najemcę. Nadal umowy są na właściciela mieszkania lub domu, ale najemca dokładnie widzi swoje zużycie, ma wgląd w rozliczenia ze spółdzielni jeśli chodzi o wodę lub ciepło, ale przeważnie nie ma zawartych umów. To duża doza zaufania ze strony właściciela - że rachunki będą płacone na czas, i spora odpowiedzialność na najemcy - że będzie pilnować i płacić. Można obecnie już przeważnie sprawdzać wszystko poprzez dostęp online do kont u dostawców i w spółdzielniach, ale przypomnienia o płatnościach przychodzą na numer telefonu osoby mającej umowę - najemcy może być trudniej o tym pamiętać.
To i kolejne rozwiązanie jest korzystne przy opodatkowaniu przychodów z najmu ryczałtem - pieniądze nie przechodzą przez konto wynajmującego.
Najemca zawiera umowy z dostawcami mediów na siebie
Całkowite przepisanie mediów na najemcę jest dość rzadkim postępowaniem. Coraz więcej udogodnień ze strony dostawców i coraz więcej regulacji dotyczących różnych form energii dla gospodarstw domowych to poważne argumenty za przepisaniem licznika. Rachunki przychodzą od razu na najemcę, który jest bezpośrednio odpowiedzialny za płatności, a jeśli nie będzie płacić, to dostawca może odciąć prąd, gaz lub media cyfrowe. Jeśli najemca porzuci mieszkanie, właściciel może zawrzeć umowę z powrotem “na siebie”, nawet bez protokołu zdawczo-odbiorczego (choć ten sposób jest najszybszy).
Co daje najemcy “własna” umowa za media?
Osoba mająca umowę o dostawę usług może wybierać: w przypadku prądu - taryfę i częstotliwość rozliczeń, w przypadku telewizji kablowej - rodzaj pakietu i czas trwania umowy, przy internecie - szybkość i dodatkowe usługi. Bardzo często można decydować o tym, czy chce się fakturę w formie elektronicznej. W zależności od możliwości można skorzystać ze zniżek i promocji: dla studentów, osób mających kartę dużej rodziny, starszych. Ponadto w ofertach dla najemców dostawcy internetu i kablówki dają większe możliwości przenoszenia umowy lub jej zakończenia.
Własna umowa to też większe kontrolowanie zużycia mediów, świadomość wpływu na wysokość rachunków. Przepisanie licznika jest obecnie możliwe u większości dostawców energii całkowicie zdalnie: poprzez wypełnienie formularza na stronie firmy, przesłanie maila ze zdjęciem wypełnionego dokumentu. Dla chętnych oczywiście jest też możliwa wizyta w biurze obsługi klienta, ale nie jest to konieczność. Przepisanie licznika to dokładne rozliczenie: za zużycie od dnia przejęcia licznika do dnia jego zdania. Dostawcy mediów przesyłają końcowe rozliczenie i zwracają nadpłaty lub wyliczają kwoty konieczne do uzupełnienia.
Uwaga na umowy na czas określony z dostawcami energii - prawdopodobnie mają inne zasady dotyczące ich wypowiadania lub przekazywania innej osobie. Również umowy, gdzie jest inny dostawca energii i inna firma, której płacimy za przesył, mogą nie być tak proste w przekazywaniu - należy sprawdzić warunki w tych umowach. Szczegółowe wyjaśnienia są na stronie Urzędu Regulacji Energetyki.
Co daje właścicielowi przepisanie licznika na najemcę?
Zawarcie umowy z dostawcą prądu, gazu lub innej usługi oznacza, że właściciel mieszkania lub domu nie ma informacji o tym, czy i kiedy są dokonywane opłaty. Nie jest to też jego problem i odpowiedzialność. Nie ma potrzeby dodatkowego rozliczania tych rachunków, ponieważ cała odpowiedzialność spoczywa na osobie, która zawarła umowę i na to nazwisko przychodzą rachunki, ponaglenia lub inne informacje. Jeśli taka osoba nie płaci, to w zawartej umowie jest już zgoda na odcięcie usługi po określonym czasie zaległości. Często też firmy współpracują z biurami informacji gospodarczej i mogą umieszczać w ich rejestrach dłużników osoby niepłacące rachunków, co utrudnia korzystanie z zakupów na raty, podpisywanie umów z abonamentem oraz uzyskanie pozytywnego Certyfikatu Najemcy
Przepisanie licznika oznacza też bardzo dokładne rozliczenie: od dnia i stanu licznika na początku najmu, do dnia i stanu licznika spisanego przy zdawaniu mieszkania lub domu. Nie pojawią się problemy, że to pewnie nadmierne zużycie poprzedniego lokatora. Nie ma ryzyka, że przy długich okresach rozliczeniowych i wyprowadzce najemcy pojawią się gigantyczne rachunki. Obie strony najmu korzystają po prostu z systemów i cenników dostawcy usług - nie ma potrzeby dodatkowego przeliczania.
Zmiana umów wymaga oczywiście nieco pracy: należy wcześniej sprawdzić, jakie są wskazówki dostawców usług: czy wystarczy zdjęcie protokołu zdawczo-odbiorczego, czy może trzeba wypełnić odpowiedni druk lub formularz online. To dodatkowe dokumenty i procedury, zabierają nieco czasu. Jeżeli jednak strony zawierają umowę najmu na co najmniej rok, to warto nieco czasu przeznaczyć na kwestię opłat za media. W przyszłości nie trzeba będzie już dodatkowo nic rozliczać. Jeśli najemca był kiedyś klientem jakiejś firmy dostarczającej prąd lub gaz, to takie formalności są bardzo szybkie.
Co jeśli najemca porzuci mieszkanie? Tak, to też już przewidziano! Niektórzy dostawcy energii mają już nawet odpowiednie formularze na taką okoliczność… Po prostu właściciel mieszkania przedstawiając swój tytuł własności może zawrzeć umowę, szczególnie jeśli w poprzedniej nie ma płatności i powstaje zadłużenie. Można przejąć licznik oświadczeniem, od konkretnego dnia, a należności naliczone za energię do tego dnia dostawca będzie egzekwował od tej osoby, która wówczas miała umowę najmu - licznik przejmuje się bez długów poprzedniego klienta.
Kiedy nie można przekazać opłat za najemcę?
Czasami nie da się zastosować modelu “wszystko na najemcę”, ponieważ nie zawsze mamy techniczne możliwości. Media i usługi mogą być rozliczane przez spółdzielnię lub wspólnotę, często nawet raz na rok (np. ogrzewanie) lub co pół roku lub co kwartał (np. woda i kanalizacja). Jeśli jest jeden licznik na dom, którego wynajmuje się tylko część, albo jest kilka pokojów lub samodzielnych lokali i tylko jeden licznik prądu - lepiej aby umowa była zawarta przez właściciela lokalu lub firmę zajmującą się zarządzaniem lub podnajmem.
Dowiedz się więcej na temat solidarnej odpowiedzialności za media.
Warto stosować umowy najemcy z dostawcami mediów wtedy, kiedy nie ma wspólnych rozliczeń, a umowa najmu jest na więcej niż kilka miesięcy - najlepiej na co najmniej rok z możliwością przedłużenia.
Grudzień 2022: Ze względu na coraz bardziej różniące się cenniki energii dla firm i dla osób fizycznych coraz więcej przedsiębiorców (zarządców nieruchomości, spółek będących właścicielami) zauważa, że korzystne dla najemców - osób fizycznych - jest bezpośrednie zawieranie przez nich umów o dostawę energii. To nie tylko kwestia bezpośredniego kontaktu najemcy z dostawcą i braku obsługi po stronie właściciela, ale po prostu kwestia wysokości tych rachunków, gwarancji ceny i ewentualnych dopłat do cen energii i paliw. Przepisywanie licznika na najemcę zaczyna wiązać się z innymi regulacjami prawnymi, tymi spoza najmu.
Podsumowanie
Przekazywanie najemcy obowiązków związanych z opłatami za media i usługi w wynajmowanym mieszkaniu lub domu to kwestia wymagająca od obu stron wzajemnego zaufania i sporo wiedzy: jak to zrobić i dlaczego warto. Młodzi ludzie, pierwszy raz mieszkający samodzielnie, mogą nawet nie wiedzieć, jak wiele rzeczy należy dopilnować i opłacić. Dla osób bardziej doświadczonych własne umowy z dostawcami i kontrola rachunków mogą być bardzo ważne. Przenoszenie umów na najemców najlepiej się sprawdzi w przypadku dłuższych umów najmu i samodzielnych, większych mieszkań i domów. Warto o tym rozmawiać już przy negocjowaniu zasad najmu, a nawet rozważać przy wystawianiu nieruchomości na wynajem.