Jak rozliczyć podatek od wynajmu mieszkania w 2023?

Od stycznia 2023 roku około 130 tysięcy osób, które korzystają z opodatkowania dochodów z najmu na zasadach ogólnych (PIT36), będą musiały się jednak rozliczać ryczałtem od przychodów. W tym artykule dowiesz się, jak możesz się do tego przygotować, co warto zmienić i sprawdzić.

kobieta i telefon

Nowe opodatkowanie od najmu na zasadach ogólnych

Ryczałt jest wykorzystywany przez większość osób fizycznych mających przychód za najem. Jak zapłacić za ten podatek od wynajmu mieszkania? Bardzo prosto: od kwoty wpłacanej przez najemcę należy obliczyć 8,5%, zaokrąglić do pełnych złotych i wpłacić w następnym miesiącu na konto w Urzędzie Skarbowym. Nie trzeba zbierać faktur, potwierdzeń przelewów, prowadzić zestawień. Potrzebujesz tylko jednego zestawienia podsumowującego wszystkie przychody z najmu. Jeśli przekroczysz 100 tysięcy złotych, to od wszystkich wpływów powyżej tej kwoty należy zapłacić 12,5% podatku. Łatwo oszacować roczną wysokość podatku: to mniej więcej tyle, co jeden miesiąc wpłat, jeśli przez cały rok najemcy płacą tyle samo. Ryczałt nalicza się od wszystkich przychodów z najmu z wyjątkiem wpłaconej kaucji, jeśli na koniec umowy zostanie zwrócona co najmniej taka sama kwota lub wyższa (dowiedz się, jak zmienia się kaucja za mieszkanie przy podwyżce czynszu). Jeśli w umowie jest zapis, że najemca wpłaca czynsz najmu i inne opłaty (do spółdzielni, za media), to od całości trzeba będzie obliczać zryczałtowany podatek - ponieważ nie odliczamy kosztów.

Czy przepisać opłaty za media na najemcę?

Najprostsza sytuacja do obliczania podatków jest wtedy, kiedy najemca przelewa na konto właściciela “czysty” czynsz najmu, a wszelkie inne zobowiązania płaci bezpośrednio do tych instytucji, które wymagają płatności za dane mieszkanie. Wynajmujący oblicza wtedy podatek od tego, co wpłynęło i wpłaca co miesiąc zaliczkę na podatek. Najemca zna dokładnie koszty utrzymania mieszkania i może lepiej kontrolować swoje zużycie mediów. Jest to też sytuacja wygodna dla wynajmującego, bo podwyżka opłat do spółdzielni nie oznacza podwyżki czynszu najmu za mieszkanie.

We wciąż jeszcze wyjaśnianych zapisach o wsparciu gospodarstw domowych w opłatach za prąd, pomoc kierowana jest do osób, które mają umowę na licznik. Na przykład najemca może mieć prawo do wsparcia, jeśli wynajmujący go nie ma. Warto rozważyć przepisanie licznika na najemcę, szczególnie że większość dostawców energii umożliwia już takie procedury w pełni online, bez spisywania protokołów i stania w kolejkach w biurach obsługi klienta. Rachunki wtedy przychodzą już wyłącznie do najemcy, nie ma problemu z niespodziewanym zużyciem. Ten, kto zużywa prąd ma pełną kontrolę nad swoimi kosztami.

Opłaty za media a zaufanie do najemcy

Taki podział płatności dla wielu osób jest jednak nie do przyjęcia. Najemcy wolą robić jeden przelew lub raz w miesiącu przekazać pieniądze i nie przejmować się korespondencją od gazowni i spółdzielni. Właściciele nie chcą tracić kontroli nad licznikami i regularnymi płatnościami związanymi z ich mieszkaniem. Często też strony niezbyt dokładnie zapisują w umowie zasady rozliczania płatności - np. za wodę i jej podgrzanie oraz rozliczanie nadpłat i niedopłat. Pełna wiedza najemcy, jakie dokładnie są koszty mediów może nie być korzystna dla wynajmującego. Może też się jednak okazać zupełnie inaczej - że większość miesięcznych opłat to utrzymanie mieszkania.

Warto porozmawiać i ustalić, czy model podzielonych płatności jest atrakcyjny dla najemcy. Jednak wcześniej właściciel mieszkania musi zdecydować, na ile jest gotów przekazać najemcy obowiązki i kontrolę. Cyfryzacja wielu usług pozwala bardzo łatwo sprawdzać, czy rachunki za prąd, gaz zostały zapłacone do spółdzielni - w odpowiedniej wysokości i terminie. Dla najemcy bezpośrednie opłaty to może być początkowo dodatkowy obowiązek, ale kontrola zużycia mediów, pewien wpływ na wysokość rachunków może sprawić, że poczują się bardziej “u siebie”, a niektóre podwyżki będą bardziej zrozumiałe.

Pokoje na wynajem a przepisywanie liczników

Oczywiście możliwości przepisywania liczników, przenoszenia opłat na najemcę dotyczą sytuacji, kiedy jest jedna umowa najmu na jedno mieszkanie z licznikami. Jeśli jest to wynajem na pokoje, to każdy najemca płaci tylko swoją część, a koordynacją całości zajmuje się właściciel lub zarządca nieruchomości. W przypadku wynajmu części domu, mikrokawalerki, może po prostu nie być osobnych liczników na media. W wielu nieruchomościach może nawet nie być opłat do wspólnoty, dlatego nie da się ich oddzielić od czynszu najmu.

Jeśli mieszkaniem zajmuje się zarządca najmu, to często też ma w swoich obowiązkach płacenie wszelkich należności. Wówczas najpierw trzeba byłoby zmienić umowę z zarządcą, a dopiero potem negocjować zmiany umowy najmu i przeniesienie niektórych płatności na najemców. Jednak w takiej sytuacji może być to już dodatkowym obciążeniem najemców, jeśli zarządca dokładnie i w sposób jasny dla użytkowników rozlicza opłaty za media.

“Wszyscy tak robią”, czyli oddzielne przelewy za czynsz i rachunki

Powszechną praktyką jest jednak dzielenie opłat od najemców na dwa przelewy, gdzie jeden jest czynszem najmu, a drugi opłatami za mieszkanie dla innych instytucji. Wtedy podatek jest naliczany tylko od tego pierwszego. Często wzory umów najmu rozpowszechniane w internecie zawierają nawet zapisy, że właściciel mieszkania tylko przekazuje te opłaty dalej i nie są one jego dochodem. Nie jest to zgodne z regulacjami podatkowymi, ryczałt nalicza się od wszystkich wpływów i nie ma możliwości odliczenia żadnych kosztów - to dotyczy tylko zasad ogólnych. Uzasadnienie, że jest to powszechna praktyka nie wydaje się w sytuacji rozliczania podatków dobrym wskaźnikiem tego, co i jak należy robić.

Dobrą praktyką przekazywania pieniędzy za czynsz najmu są wpłaty na konto albo przelewy - wykorzystanie systemu bankowego. Dzięki korzystaniu z banku zawsze mamy potwierdzenie przelewu, datę i nawet godzinę przekazania pieniędzy. Obie strony mają pokwitowanie, uznawane również przez urząd skarbowy. Jeśli pieniądze przekazywane są w gotówce, to należy wystawiać potwierdzenia, a najlepiej faktury za wpłaty - dotyczy to również osób fizycznych. Konta w bankach są dostępne dla coraz większej liczby osób, a wpłata na konto może być zrobiona po prostu w oddziale banku lub na poczcie.

Podsumowanie

Dla właścicieli mieszkań na wynajem, którzy rozliczali się na zasadach ogólnych, zmieniają zasady dotyczące opodatkowania najmu. W takiej sytuacji zaleca się zrobienie przeglądu umów i przeniesienie części opłat na najemców - szczególnie tych związanych z mediami. Zmieniająca się wysokość rachunków może sprawiać, że wliczanie ich w czynsz najmu będzie oznaczać konieczność dokonywania podwyżek. Natomiast kontrolowanie opłat przez najemców może być dobrym sposobem na oszczędzanie energii w ogóle. Warto zastanowić się nad płatnościami, nawet jeśli zmiany podatkowe nic nie zmieniają w danej sytuacji.

Hanna Milewska-Wilk 28.11.2022

Newsletter z myślą o Tobie

Bądź na bieżąco z tym, co ważne – otrzymuj porady związane z rynkiem najmu oraz informacje o nowych produktach prosto na maila

Bezpieczny najem dla każdej strony, na każdym etapie.

Bądź blisko na:
Simpl sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, ul. Piwna 25/20, 30-527 Kraków, zarejestrowana przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, KRS: 0000809392, kapitał zakładowy: 23 550,00 zł, NIP: 6793191362.