Jak sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy najmu mieszkania

Długie dokumenty mogą odstraszać i zniechęcać czytelnika, a umowy najmu zawierają dużo szczegółowych zapisów. Dlatego dokładny opis mieszkania i jego stanu, czyli protokół zdawczo-odbiorczy najmu mieszkania, jest często spotykanym załącznikiem do umowy najmu, sporządzanym w momencie przekazywania wynajmowanej nieruchomości. Dlaczego warto sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy przed rozpoczęciem najmu mieszkania i go podpisać? W jaki sposób chroni on najemcę i wynajmującego mieszkanie?

Po co jest protokół zdawczo-odbiorczy przy najmie mieszkania?

Protokół zdawczo-odbiorczy najmu mieszkania jest dokładnym opisem mieszkania i wyposażenia, które najemca przejmuje na mocy umowy najmu. Czasem protokół odnosi się również do innych pomieszczeń przynależnych i niezbędnych do korzystania z nich procedur oraz wyposażenia, np. kluczy dostępowych. W zależności od zapisów samej umowy najmu taki dokładny opis na początku i na końcu stosunku najmu jest bardzo istotny do sprawdzenia zakresu odpowiedzialności za uszkodzenia, zużycie, naprawy i wymiany elementów mieszkania w momencie zakończenia najmu i przekazania lokalu z powrotem do wynajmującego. Warto oprócz samego opisu zrobić zdjęcia całemu mieszkaniu, a ze szczegółami sprzętom o większej wartości.

Protokół zdawczo-odbiorczy przy rozpoczęciu najmu mieszkania ma jeszcze jedną bardzo praktyczną funkcję - w trakcie oględzin całego mieszkania możemy dowiedzieć się, jak dostać się do różnych zaworów, liczników lub jak podłączone są sprzęty w zabudowie. Przy przekazywaniu kluczy i kodów dostępu warto dokładnie sprawdzić i przetestować ich działanie. Na dużych osiedlach nie zawsze jest oczywiste, do której altany śmietnikowej mamy klucze i z których pojemników powinniśmy korzystać. Podobny problem może być z nieopisanymi piwnicami lub schowkami bez numerów lub ze zwyczajowo przypisanymi miejscami postojowymi, dlatego proces przekazywania i ustalenie technicznych szczegółów korzystania z całego lokalu jest ważny. Protokół zdawczo-odbiorczy sporządzony przed rozpoczęciem najmu mieszkania staje się więc dokumentem, do którego możemy wracać jeśli potrzebujemy sprawdzenia np. przypisanego numeru parkingowego.

Co powinien zawierać protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania?

W przypadku umowy najmu mieszkania w protokole zdawczo-odbiorczym mamy zazwyczaj trzy kolumny: pierwsza to lista elementów, w drugiej wpisujemy stan i uwagi na dzień rozpoczęcia najmu, w trzeciej możemy uzupełnić to samo w momencie przekazania mieszkania właścicielowi po zakończeniu umowy najmu. Taki dokument zawiera dokładny opis samego mieszkania - jego stałych elementów, ich stanu technicznego i czystości, spis wszystkich mebli, wyposażenia AGD, zapisany stan liczników. Wpisujemy, czy ściany, podłogi i sufity są czyste i bez uszkodzeń, czy wszystkie elementy ruchome mieszkania (okna, drzwi) są sprawne, jakie dokładnie są meble i czy noszą ślady użytkowania, a jeśli tak, to jakie: rysy, odbarwienia, wyszczerbienia. Przy urządzeniach dobrze jest wpisać nazwę producenta i model, żeby również łatwiej było znaleźć instrukcje użytkowania albo części zamienne. Wpisujemy również dekoracje okien i inne “miękkie” wyposażenie, które decyduje o funkcjonalności i zostaje do użytku najemcy mieszkania.

Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania jest ważnym dokumentem i nie traktujmy go jako czystej formalności, więc warto przyłożyć się do dokładnego obejrzenia całego lokalu. Sporządzanie protokołu trwa dość długo - w przypadku kawalerki i tylko podstawowego wyposażenia całego lokalu może to trwać ponad godzinę. Im więcej pomieszczeń, urządzeń, kluczy i przedmiotów, tym więcej trwa całkowity przegląd. W przypadku domów może to być nawet kilka godzin.

Jak zgłosić uwagi do protokołu zdawczo-odbiorczego przy najmie mieszkania?

Mamy wszystkie dokumenty podpisane, odebraliśmy klucze, wprowadzamy się do wynajmowanego mieszkania z naszymi meblami, rzeczami i kilka dni później nagle okazuje się, że jednak w lokalu są usterki: od okna wieje chłodem, piekarnik się nie włącza, jedna lampa nie świeci, pralka pierze bardzo długo. Co robić i jak zająć się taką sytuacją? Warto skontaktować się z wynajmującym i ustalić, czy to jest normalna cecha tych urządzeń. Może się okazać że: okno ma nawiewnik i można go zamknąć, piekarnik ma specjalne zabezpieczenie i trzeba coś dodatkowo przytrzymać lub odblokować, pralka prawdopodobnie wymaga poziomowania, a lampę trzeba sprawdzić. Może być tak, że przy sprzątaniu lokalu ktoś nie zauważył zalanego palnika w kuchence gazowej i należy sprawdzić, czy da się go naprawić i czy można nadal bezpiecznie z niego korzystać. Uznaje się, że przez pierwsze kilka dni od rozpoczęcia korzystania z mieszkania i urządzeń w ramach najmu można zgłaszać uwagi do protokołu albo po prostu usuwać usterki na koszt wynajmującego. Po 7 dniach od przejęcia mieszkania takie drobne naprawy (wymiana żarówki, regulacja niedomykającego się okna) obciążają już najemcę. Podobnie jest po przekazaniu mieszkania na koniec najmu - obie strony mają możliwość dokładnego sprawdzenia nieruchomości oraz sprzętów przed wyprowadzeniem się najmującego.

Wycena usterek w wynajmowanym mieszkaniu - sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego na koniec najmu

Po zakończeniu umowy lub w ostatnim dniu jej obowiązywania najemca przekazuje mieszkanie wynajmującemu. Mieszkanie powinno być posprzątane, a rzeczy najemcy usunięte. To bardzo ułatwia i przyspiesza spisanie protokołu zdawczo-odbiorczego. Dobrze jest wykorzystywać protokół zdawczo-odbiorczy z początku najmu, ponieważ łatwiej jest wrócić do stanu wyjściowego opisanych w dokumencie elementów wyposażenia, z opisami i uwagami obu stron. Dzięki temu cała procedura przebiega sprawniej, szczególnie jeśli najemca sam wskazuje ewentualne zmiany stanu i problemy z mieszkaniem lub sprzętem.

Jeśli w mieszkaniu pojawią się sytuacje sporne takie jak brudne okna, które wymagają umycia i regulacji, wpisujmy takie usterki lub uwagi od razu do protokołu, nawet z ogólną wyceną takiej usługi. Jeśli mebel jest w dużo gorszym stanie lub nawet przestał być funkcjonalny, to sprawdźmy, jak zapisaliśmy odpowiedzialność w samej umowie najmu. Zdarza się, że po próbie spisania protokołu zdawczo-odbiorczego ze szczegółami i wyceną, najemcy proszą o jeszcze jeden dzień na przygotowanie mieszkania lub czas na usunięcie usterek, które mogą ich obciążać finansowo. Jako najemcy musimy być gotowi na to, że zgodnie z umową najmu, możemy zostać poproszeni o zapłacenie za niezbędne naprawy, w tym również odmalowanie ścian.

Pojęcie “naturalne zużycie” i jego brak w przepisach

Zwyczajowo funkcjonuje pojęcie “naturalnego zużycia” przedmiotu najmu mieszkania, czyli zarówno ogólnie pogarszania się stanu nieruchomości, jak i sprzętów i mebli. Nie ma takiego pojęcia ani w Ustawie o ochronie praw lokatorów, ani w kodeksie cywilnym. Można ustalić, że użytkowanie zgodnie z przeznaczeniem sprawia, że przedmiot najmu jest na koniec stosunku najmu inaczej opisywany, ale decydująca jest jego sprawność i przydatność do dalszego użytku. Właściciel może oczekiwać, że jeśli najemca najął mieszkanie ze sprawnymi sprzętami, to na koniec najmu będą one również funkcjonalne i sprawne. Jeśli wymagałoby to wymiany sprzętu, to najemca może oczekiwać zwrotu części nakładów na nowy sprzęt - ale nie całości, jeśli był użytkowany w trakcie trwania stosunku najmu.

Czasem sytuacja może być zupełnie odwrotna i wynajmujący może być przeciwny dowolnym działaniom najemcy, bo np. używał do tej pory wyłącznie jednego, określonego rodzaju farby do malowania mieszkania, urządzenia i meble są ubezpieczone lub też najęte od specjalistycznej firmy, a gwarancja na drzwi wejściowe oznacza, że nie można naprawiać ich samodzielnie, tylko poprzez odpowiednią firmę serwisującą. Najem mieszkań jest tak zróżnicowany, że takie sytuacje też się zdarzają, dlatego warto przy uzgadnianiu zakończenia umowy najmu od razu rozmawiać o tym, jak ma wyglądać zdawanie mieszkania i ustalić zakres odpowiedzialności oraz podział kosztów.

Protokół zdawczo-odbiorczy przy umowie najmu mieszkania - podsumowanie

Protokół zdawczo-odbiorczy przy umowie najmu mieszkania to ważna część dokumentu najmu, chociaż nie jest obowiązkowa. Warto go spisywać, bo jest poświadczeniem przejęcia lokalu w najem, stanu tego lokalu, a dzięki całej procedurze sprawdzania, spisywania i dokumentacji zdjęciowej łatwiej jest przekazać wszystkie szczegóły dotyczące korzystania z mieszkania i jego części przynależnych. Warto zapisać w umowie w jakim stanie mieszkanie powinno być zdane na koniec najmu, a ewentualne różnice można wykazać właśnie na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego wynajmowanej nieruchomości, sporządzonego przed wprowadzeniem się najemcy.