Niniejsza Polityka prywatności ma na celu przedstawienie stosowanych przez Serwis internetowy Simpl.rent celów i podstaw przetwarzania danych osobowych Użytkowników oraz informacji związanych z przysługującymi im prawami. Prosimy o zapoznanie się z całą treścią niniejszego dokumentu przed skorzystaniem z Serwisu oraz przed podaniem jakichkolwiek danych osobowych.
Respektując przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, w tym przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: RODO), zobowiązujemy się do zachowania bezpieczeństwa i poufności Państwa danych osobowych oraz zapewniamy, że w tym celu podejmujemy wszelkie niezbędne działania**.**
DEFINICJE
I. Administrator – Simpl sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, ul. Piwna 25/20, 30-527 Kraków, KRS: 0000809392; NIP: 6793191362; REGON: 384653109.
II. Dane osobowe** – wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.
III. Polityka – niniejsza Polityka prywatności.
IV. Polityka cookies** – Polityka cookies i podobnych technologii w serwisie internetowym simpl.rent
V. Regulamin – Regulamin świadczenia usług Simpl.rent dostępny w Serwisie
VI. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
VII. Serwis – serwis internetowy prowadzony przez Administratora pod adresem www.simpl.rent
VIII. Użytkownik** – każda osoba fizyczna odwiedzająca Serwis lub korzystająca z jednej albo kilku usług dostępnych w Serwisie.
IX. Wynajmujący – Użytkownik Serwisu, który rejestruje się za pomocą Formularza rejestracji udostępnionego Serwisie jako „Wynajmujący” w celu zakupu i udostępnienia potencjalnym najemcom Linków weryfikacyjnych, umożliwiających im rejestrację w Serwisie i utworzenie Certyfikatu Najemcy.
X. Najemca – Użytkownik Serwisu, który po udostępnieniu mu przez Wynajmującego Linku weryfikacyjnego rejestruje się za pomocą Formularza rejestracji udostępnianego w Serwisie jako „Najemca” w celu skorzystania z usługi stworzenia swojego Certyfikatu Najemcy.
XI. Certyfikat Najemcy – utworzony na zasadach określonych w Regulaminie zbiór informacji o Najemcy udostępniany Wynajmującemu.
Pozostałe terminy oznaczone w niniejszej Polityce wielką literą mają znaczenie nadane im w Regulamin świadczenia usług Simpl.rent sp. z o. o.
OBOWIĄZEK INFORMACYJNY
I. Administrator i Inspektor Ochrony Danych
II. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych Użytkowników
A. Wszyscy Użytkownicy Serwisu
W związku z korzystaniem (odwiedzaniem) Serwisu przez Użytkowników Administrator przetwarza dane osobowe Użytkowników w postaci adresów IP oraz innych identyfikatorów i informacji gromadzonych za pośrednictwem plików cookies oraz innych podobnych technologii.
Zasady oraz rodzaj wykorzystywanych plików cookies i podobnych technologii określa Polityka cookies. Dokładny opis wykorzystywanych plików cookies i podobnych technologii znajduje się w Szczegółowej informacji o plikach cookies i podobnych technologiach.
B. Użytkownicy niezarejestrowani
Użytkownik, który nie jest zarejestrowany w Serwisie jako “Wynajmujący” lub “Najemca” może wyrazić wolę otrzymywania od Administratora informacji handlowych związanych ze świadczonymi przez Administratora usługami oraz kontakt w celach marketingowych. W takim przypadku dane osobowe wskazane przez Użytkownika w tym celu są przetwarzane przez Administratora:
w konsekwencji wyrażonej przez Użytkownika dobrowolnej zgody na wysyłanie informacji handlowych związanych ze świadczonymi przez Administratora usługami oraz kontakt w celach marketingowych - w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, tj. zgodnie z wyrażoną przez Użytkownika zgodą
w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. w celu realizacji uzasadnionego interesu Administratora polegającego na ewentualnym ustaleniu i dochodzeniu roszczeń oraz obrony przed roszczeniami oraz ochronie praw.
Podanie danych, o których mowa w niniejszym ustępie, a także wyrażenie zgody na wysyłanie informacji handlowych związanych ze świadczonymi przez Administratora usługami oraz kontakt w celach marketingowych, są dobrowolne, a ich niepodanie nie rodzi żadnych konsekwencji prawnych.
C. Konta Wynajmujących i Najemców
W związku z utworzeniem oraz prowadzeniem Kont Użytkowników, w tym Kont Wynajmujących i Najemców, Administrator pozyskuje dane osobowe Użytkowników niezbędne do prowadzenia odpowiednio Kont Wynajmujących lub Najemców, które mogą obejmować m.in imię, nazwisko, adres e-mail, nr telefonu. Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe stanowi warunek realizacji umowy. Podanie danych oznaczonych jako nieobowiązkowe bądź wyrażenie zgody na przetwarzanie ich w innych celach (oznaczonych jako nieobowiązkowe) jest dobrowolne i nie stanowi warunku realizacji usługi. Dane te mogą być przetwarzane przez Administratora:
w celu świadczenia usług związanych z prowadzeniem i obsługą Kont Wynajmujących i Kont Najemców w Serwisie – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń oraz obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ochronie jego praw;
w przypadku wyrażenia przez Użytkownika przy zakładaniu Konta Wynajmującego lub Konta Najemcy zgody na otrzymywanie informacji marketingowych - w konsekwencji wyrażonej przez Użytkownika dobrowolnej zgody na wysyłanie informacji handlowych związanych ze świadczonymi przez Administratora usługami oraz kontakt w celach marketingowych - w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. w celu realizacji uzasadnionego interesu Administratora polegającego na wysyłce informacji handlowych zgodnie z wyrażoną przez Użytkownika zgodą i promowaniu usług Administratora.
D. Usługi Simpl.rent dla Wynajmujących i Najemców
W związku z zawieraniem umów dotyczących usługi Simpl.rent dla Wynajmującego oraz ich realizacją, w tym zakupem Weryfikacji przez Wynajmujących, Administrator przetwarza dane osobowe zarejestrowanych Wynajmujących konieczne do przyjęcia i obsługi zamówień, w tym m.in. adresy e-mail, informacje związane z dokonywanymi przez nich płatnościami, generowanymi Linkami weryfikacyjnymi. Dane te mogą być przetwarzane przez Administratora:
w celu realizacji złożonego zamówienia – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
w celu realizacji obowiązków ustawowych ciążących na Administratorze – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
w celach analitycznych i statystycznych – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu analiz aktywności Użytkowników w Serwisie, a także preferencji zakupowych Użytkowników w celu doskonalenia stosowanych funkcjonalności;
w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń oraz obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ochronie jego praw.
W związku z zawieraniem umów dotyczących usług Simpl.rent dla Najemcy oraz ich realizacją, Administrator może przetwarzać dane osobowe zarejestrowanych Użytkowników (Najemców) obejmujące następujące kategorie danych:
Dane zwykłe
dane identyfikacyjne - dane osobowe zamieszczone w dokumentach tożsamości Użytkowników (w szczególności: imię, nazwisko, wiek, nr pesel, nr dokumentu tożsamości, datę i miejsce wydania, termin ważności, imiona rodziców, obywatelstwo, datę i miejsce urodzenia) lub w przelewie weryfikacyjnym (imię, nazwisko, adres, nr rachunku bankowego, bank);
dane stanowiące informacje gospodarcze oraz dane gospodarcze w rozumieniu ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych dotyczące Użytkowników pozyskane na podstawie udzielonych przez nich upoważnień i pełnomocnictw z Biur Informacji Gospodarczych oraz za ich pośrednictwem - z Biura Informacji Kredytowej oraz Związku Banków Polskich (które mogą obejmować w szczególności informacje o: zobowiązaniach pieniężnych; nr telefonu; nr rachunku bankowego; typie, dacie wystawienia i nr dokumentów dotyczących zadłużenia; rodzaju zobowiązań; kwotach zaległości; terminach płatności; fakcie kwestionowania i kwotach zaległości; kwotach przedawnionych zaległości; walutach zobowiązań; nr umów/klienta; stanie postępowań sądowych; sygnaturach tytułów wykonawczych i dat ich wydania; organach orzekających);
dane dotyczące zatrudnienia i przychodów, w szczególności: informacje o statusie studenta, osoby samozatrudnionej, otrzymywaniu stypendium, zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia lub umowy o dzieło, prowadzenia działalności gospodarczej, a także informacje dotyczące wynagrodzenia bądź osiąganego przychodu, a w razie zamieszczenia przez Użytkownika także innych informacji i dokumentów na temat swojego zatrudnienia/przychodów - także innych danych podanych przez Użytkownika. Szczegółowy zakres danych zależny jest od metody weryfikacji i indywidualnej sytuacji Użytkownika i w odniesieniu do poszczególnych przypadków został wskazany w Polityce weryfikacji zarobków.
dane uzyskane w wyniku skorzystania przez Użytkownika z usługi dostępu do informacji o rachunku Użytkownika świadczonej przez KONTOMATIK UAB z siedzibą w Wilnie, przy ul. Upes 23, LT-08128 Wilno, Litwa i przekazane za wyraźną zgodą Użytkownika - Administratorowi, które mogą obejmować następujące dane: imię i nazwisko / nazwa, adres, PESEL, NIP, REGON, numer telefonu, adres e-mail, obywatelstwo, narodowość, rodzaj dokumentu tożsamości, numer dokumentu tożsamości, data urodzenia, miejsce urodzenia, IBAN rachunku, ogólne informacje o rachunku, saldo konta, dostępne środki, waluta rachunku, data otwarcia rachunku, nazwa banku, limit zadłużenia karty kredytowej, data ważności karty, odsetki na karcie kredytowej, historia rachunku oraz dokonywanych transakcji, data zlecenia, data księgowania, kwota, saldo, tytuł i rodzaj transakcji, a także historia zobowiązań kredytowych oraz dane zawarte w logach Systemu bankowego.
dane identyfikacyjne: imię oraz nazwisko przetwarzane w związku z weryfikacją okoliczności umieszczenia Najemcy na listach sankcyjnych za pośrednictwem dostawcy platformy Hyperflow - Machine Mind Ltd z siedzibą w: 35 Follager Road, CV21 2JF Rugby, Zjednoczone Królestwo.
Dane te są przetwarzane w celu realizacji na żądanie Użytkownika umowy świadczenia usług dla Najemcy w wariancie Weryfikacji tożsamości i zarobków Najemcy logowaniem do banku tj. w celu zidentyfikowania osoby fizycznej (weryfikacji tożsamości danego Użytkownika) oraz dokonania zautomatyzowanego, szacunkowego wyliczenia miesięcznych dochodów Użytkownika na podstawie przekazanych danych, a także w celu weryfikacji okoliczności umieszczenia Najemcy na listach sankcyjnych zgodnie z postanowieniami Regulaminu - podstawą prawną przetwarzania tych danych jest wyrażona przez Użytkownika dobrowolna zgoda na przetwarzanie tych danych w ww. określonych celach (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
dane o etapie weryfikacji, na którym aktualnie znajduje się Najemca.
Dane wymienione w pkt. a-f powyżej mogą być przetwarzane przez Administratora:
w celu realizacji umowy (tj. utworzenia i udostępniania Wynajmującemu i Najemcy Certyfikatu Najemcy dotyczącego danego Użytkownika oraz udostępniania zgodnie z Regulaminem informacji etapie weryfikacji Najemcy) – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) lub dobrowolna zgoda Użytkownika na przetwarzanie tych danych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) - w przypadku danych, o których mowa w ust. 2 pkt 1 lit. d) oraz e);
w celu realizacji obowiązków ustawowych ciążących na Administratorze - podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ochronie jego praw.
Dane wrażliwe
Dane biometryczne obejmujące wizerunek twarzy Użytkownika przetwarzany w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej, uzyskane w wyniku skorzystania przez Użytkownika z usługi weryfikacji tożsamości świadczonej przez UAB Idenfy, Baršausko g. 59, LT-51423 Kaunas, Lithuania. Dane te są przetwarzane w celu realizacji umowy - w zakresie obejmującym weryfikację tożsamości danego Użytkownika za pośrednictwem Serwisu w celu utworzenia jego Certyfikatu Najemcy - podstawą prawną przetwarzania tych danych jest wyrażona przez Użytkownika dobrowolna zgoda na przetwarzanie tych danych (art. 9 ust. 2 lit. a RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Przetwarzanie danych na potrzeby statystyk
Podane przez Najemcę dane, w tym dane osobowe dotyczące wieku (przedział wiekowy), wysokości zarobków w stosunku do cech wynajmowanej nieruchomości, tj. wielkości i typu wynajmowanej nieruchomości, miasta położenia nieruchomości, czynszu najmu,typu wynajmującego (np. osoby fizyczne lub zarządcy nieruchomości) będą przetwarzane przez Administratora na potrzeby wykonania analiz statystycznych dotyczących rynku najmu. Statystyki te będą w szczególności obrazować jak ma się wysokość zarobków najemców do cech i właściwości wynajmowanej nieruchomości, ale możliwe będzie także filtrowanie statystyk przy użyciu wybranego kryterium (np. wiek najemcy). Przy tym zarobki ujęte w statystykach będą odnosić się do kwoty wynagrodzenia przypadającej na wynajmowane mieszkanie (a nie na osobę - co oznacza, że w przypadku Weryfikacji grupowej w analizie statystycznej zostaną ujęte łączne zarobki przypadające na Najemców chcących wynająć dane mieszkanie wskazane przy Weryfikacji). Analizy statystyczne zostaną przygotowane w oparciu o dane osobowe, ale wykorzystywane będą w formie nie zawierającej danych osobowych Najemcy i w oparciu o treść analizy nie będzie możliwe przypisanie poszczególnych danych do Najemcy. Analiza statystyczna nie będzie dotyczyć konkretnych użytkowników, ale będzie zestawieniem anonimowych danych o Najemcach.
Administrator będzie przetwarzał ww. dane osobowe na potrzeby przygotowania statystyk w oparciu o art. 89 w związku z art. 6 ust. 1 lit f RODO, a prawnie uzasadniony interes Administratora w przetwarzaniu tych danych osobowych polega na tworzeniu analiz i zestawień opartych o zanonimizowane informacje dotyczące Najemców w ramach prowadzonej przez Administratora działalności i swobody świadczenia usług. Wynikiem przetwarzania danych osobowych do celów statystycznych, o których mowa, nie są dane osobowe, lecz dane zbiorcze (statystyczne).
Administrator w pierwszej kolejności podda ww. dane pseudonimizacji (tj. utajni powiązanie pomiędzy konkretną osobą a danymi), a następnie pełnej anonimizacji (tj. nieodwracalnie uniemożliwi zidentyfikowanie określonej osoby). Dopiero efekt końcowy tych czynności (dane w postaci zanonimizowanej) będzie wykorzystywaną przez Administratora analizą statystyczną. Przetwarzane w ten sposób informacje nie będą stanowiły rekomendacji co do zawarcia żadnej umowy, a będą obrazować analizę/ raport tendencji rynku najmu. Powstałe w ten sposób raporty statystyczne będą wykorzystywane przez Administratora w jego działalności, w tym komercyjnie udostępniane podmiotom trzecim.
Podanie przez Użytkownika danych osobowych, o których mowa w ust. 2 powyżej oraz wyrażenie zgód i upoważnień umożliwiających uzyskanie tych danych przez Administratora od innych osób i podmiotów jest dobrowolne, ale konieczne dla pełnej realizacji usługi Simpl.rent dla Najemcy oraz utworzenia kompletnego Certyfikatu Najemcy, z tym zastrzeżeniem, że przetwarzanie danych zamieszczonych w dokumentach tożsamości (ust. 2 pkt 1 ppkt 2) oraz danych wrażliwych wskazanych w ust. 2 pkt 2 zachodzi w przypadku wyboru przez Użytkownika wariantu usługi pn. „Weryfikacja tożsamości” odbywającej się za pomocą wideoweryfikacji, a przetwarzanie danych określonych w pkt. 2 ust. 1 lit. d – w przypadku wyboru przez Użytkownika wariantu „Weryfikacja logowaniem do banku” wykorzystującej informacje o rachunku bankowym Użytkownika. Użytkownik może wybrać dowolny z ww. wariantów realizacji umowy, a każdy z nich umożliwia jej wykonanie. Brak uzyskania przez Administratora wymaganych informacji może spowodować brak możliwości prawidłowej realizacji przez niego wszystkich usług.
W związku z korzystaniem przez Wynajmujących i Najemców z modułu simpl.rent Umowy, Administrator przetwarza dane osobowe zarejestrowanych Wynajmujących i Najemców na zasadach określonych w Regulaminie umów.
Przedmiotowe dane zawarte są w Karcie akceptacji i obejmują dane zwykłe umożliwiające identyfikację osoby, której dotyczą: imię, nazwisko, adres e- mail, data i sposób akceptacji umowy, adres IP z którego dokonano akceptacji (tj. Dane wskazujące na sposób uwierzytelnienia osoby dokonującej akceptacji umowy).
Administrator przetwarza te dane:
w celu realizacji umowy (tj. utworzenia i udostępniania Wynajmującemu i Najemcy Karty akceptacji dołączonej do Umowy) – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ochronie jego praw i wykazania faktu należytego wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną.
E. Korzystanie z komunikatora dostępnego w Serwisie (chat-boxa) oraz formularza kontaktowego
Administrator zapewnia możliwość skontaktowania się z nim przez Użytkowników przy wykorzystaniu elektronicznego komunikatora (chat-boxa) oraz formularza kontaktowego dostępnego w Serwisie.
Skorzystanie z komunikatora i formularza kontaktowego wymaga podania danych osobowych niezbędnych do nawiązania kontaktu z Użytkownikiem i udzielenia odpowiedzi na jego zapytanie. Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest warunkiem realizacji usługi. Dane te są przetwarzane w celu identyfikacji nadawcy oraz obsługi jego zapytania, a podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). W przypadku podania przez Użytkownika dodatkowych danych, których podanie nie jest wymagane, podstawą prawną ich przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
W związku z realizacją usługi obsługi komunikatora przez dostawcę zewnętrznego posiadającego siedzibę w Stanach Zjednoczonych (HubSpot, Inc.) dane osobowe Użytkowników przetwarzane w związku z obsługą komunikatora (chat-boxa) mogą być przekazywane do państwa trzeciego - Stanów Zjednoczonych. Hubspot, Inc. jest podmiotem certyfikowanym w ramach tzw. Tarczy Prywatności UE-USA. Dostawca ten zobowiązał się do odpowiedniej ochrony prywatności i zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych.
F. Kontakt telefoniczny
Połączenia wykonywane przez Administratora
Administrator może kontaktować się z Użytkownikami drogą telefoniczną wskutek złożenia przez Użytkowników stosownego żądania za pośrednictwem formularza kontaktowego lub innego środka komunikacji, w celu omówienia zgłoszonej reklamacji czy zaistniałego problemu zgłoszonego przez Użytkownika.
W przypadku kontaktów telefonicznych podstawą przetwarzania danych osobowych jest:
art. 6 ust. 1 lit. b RODO – tj. wykonanie umowy zawartej pomiędzy Użytkownikiem a Administratorem w zakresie rozpatrzenia reklamacji czy udzielenia informacji związanych z wykonaniem usługi;
Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – tj. zgoda Użytkownika na przetwarzanie jego danych osobowych – w przypadkach innych niż te wskazane w lit. a powyżej.
Administrator może kontaktować się z Użytkownikami drogą telefoniczną także w tych przypadkach, kiedy Użytkownik wyraził zgodę na kontakt telefoniczny w celach marketingowych i przedstawienia informacji handlowych, o których mowa w pkt. A oraz pkt. B ust. 1 lit. c. W tym przypadku podstawy przetwarzania danych osobowych zostały wskazane w pkt. A oraz pkt. B ust. 1 lit. c.
Połączenia odbierane przez Administratora
III. Okres przetwarzania danych osobowych
Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu ich przetwarzania.
Dane osobowe przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 pkt. b) i c) RODO tj. w celu zawarcia i wykonania umów oraz wypełnienia obowiązków prawnych Administratora będą przechowywane co do zasady nie dłużej niż przez okres obowiązywania umów, a po ich ustaniu - przez okres potrzebny do obsługi reklamacji, a także przez okres niezbędny do wypełniania obowiązków prawnych Administratora, w tym obowiązków wynikających z przepisów dotyczących prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz sprawozdawczości finansowej.
Dane osobowe przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 pkt. f) RODO tj. na podstawie uzasadnionego interesu Administratora będą przetwarzane do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu przez osobę, której te dane dotyczą. Dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu Administratora związanego z zabezpieczeniem lub dochodzeniem ewentualnych roszczeń przysługujących Administratorowi oraz obrony przed ewentualnymi roszczeniami Użytkowników, będą przetwarzane maksymalnie przez 6 lat (liczonych wedle terminów przedawnienia roszczeń na podstawie kodeksu cywilnego) od dnia zakończenia wykonywania umowy zawartej z Użytkownikiem lub odpowiednio zakończenia kierowania do Użytkownika informacji handlowych i kontaktów marketingowych.
Dane osobowe przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 pkt) a RODO tj. na podstawie odrębnej zgody udzielonej przez osoby, których te dane dotyczą będą przetwarzane do czasu jej skutecznego odwołania.
Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym czasie jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa.
Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.
IV. Udostępnianie i powierzenie przetwarzania danych osobowych Użytkowników (Informacje o kategoriach odbiorców danych)
W związku z faktem, że istotą usług Simpl.rent dla Wynajmujących oraz Simpl.rent dla Najemców świadczonych przez Administratora za pośrednictwem Serwisu jest weryfikacja potencjalnych Najemców i tworzenie Certyfikatów Najemców, które są następnie udostępniane Wynajmującym, dane osobowe Użytkowników zamieszczone w utworzonych przez nich Certyfikatach Najemców są udostępniane Wynajmującym, którzy przesłali Najemcom Linki weryfikacyjne. Wygenerowany Certyfikat Najemcy jest również udostępniany Najemcy.
Certyfikat Najemcy może zawierać następujące dane osobowe Użytkowników: imię; nazwisko; adres e-mail; dane dotyczące adresu lokalu oraz czynszu najmu, z którym związana była weryfikacja Użytkownika jako potencjalnego najemcy; informacje o pozytywnej lub negatywnej weryfikacji tożsamości Najemcy; informacje o metodzie wybranej do potwierdzenia tożsamości; wiek Najemcy; informacje dotyczące zatrudnienia i przychodów, o których mowa w Polityce weryfikacji zarobków (tj. informacje o spełnieniu warunków do uzyskania pozytywnej weryfikacji i przedziale zarobków w stosunku do wielkości czynszu (zgodnie z Polityką weryfikacji zarobków) oraz źródło zarobków) ; w wypadku weryfikacji tożsamości i zarobków logowaniem do konta bankowego Certyfikat Najemcy zawiera informację o banku, który został wybrany do weryfikacji, ocenę Najemcy dokonaną na podstawie analizy informacji gospodarczych i danych gospodarczych ze wskazaniem na sprawdzone bazy danych (pozytywna/negatywna); informację o pominięciu przez Najemcę danego etapu weryfikacji – w przypadku jej pominięcia, informacje o ogólnym wyniku weryfikacji Najemcy (negatywna/pozytywna), a w przypadku braku realizacji wszystkich etapów weryfikacji – o tym, że proces weryfikacji nie został zakończony („W trakcie”).
Jeśli Najemca wyrazi zgodę na weryfikację okoliczności umieszczenia Najemcy na listach sankcyjnych, to informacja o tym, czy najemca znajduje się na którejś z list także zostanie zamieszczona na Certyfikacie Najemcy.
W zakresie danych osobowych Użytkowników zawartych w Certyfikacie Najemcy, o których mowa w ust.1 powyżej Wynajmujący staje się z chwilą udostępnienia mu tych danych za pośrednictwem Serwisu - administratorem tych danych osobowych Użytkowników i we własnym zakresie decyduje o celach i sposobach ich przetwarzania. Wynajmujący jest odpowiedzialny za zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych Użytkowników, które zostały mu udostępnione za pośrednictwem Serwisu oraz za realizację obowiązków prawnych związanych z ich przetwarzaniem (Nie ma zastosowania do przetwarzania danych osobowych przez Wynajmujących w ramach działalności czysto osobistej lub domowej, czyli bez związku z działalnością zawodową lub handlową).
Administrator w wykonaniu umowy o świadczenie usług zawartej z Najemcą, udostępnia Wynajmującemu oraz osobom, z którymi Najemca przeprowadza wspólnie Weryfikację w ramach Weryfikacji Grupowej, informacje o etapie weryfikacji, na którym obecnie znajduje się Najemca. Informacje te udzielane są zgodnie z Regulaminem, w odpowiedzi na zapytania zgłoszone przez Wynajmującego lub odpowiednio osoby, z którymi Najemca przeprowadza wspólnie Weryfikację w ramach Weryfikacji Grupowej. O celach i sposobach przetwarzania danych osobowych udostępnionych przez Administratora w wyniku świadczenia usługi, o której mowa w niniejszym ustępie, z chwilą ich udostępnienia, decyduje odpowiednio Wynajmujący lub Najemca z którym dokonywana jest weryfikacja grupowa.
Informacje, o których mowa w niniejszym punkcie obejmują wyłącznie ogólne dane o etapie Weryfikacji, na którym w danym momencie znajduje się Najemca i o ewentualnych brakach formalnych wymagających uzupełnienia. Informacje te nie obejmują żadnych szczegółowych danych dostarczonych przez Najemcę, takich jak miejsce zatrudnienia, wysokość wynagrodzenia czy dane adresowe. Najemca w ramach ustawień Konta może zrezygnować z przedmiotowej usługi.
Administrator powierza przetwarzanie danych osobowych Użytkowników innym podmiotom świadczącym usługi na rzecz Administratora związane z prowadzeniem Serwisu, zawieraniem i realizacją umów oraz ich obsługą tj. w szczególności dostawcom usług wideoweryfikacji tożsamości, dostawcy platformy służącej do weryfikacji okoliczności umieszczenia Najemcy na listach sankcyjnych, podmiotom świadczącym usługi związane z obsługą płatności internetowych, operatorom pocztowym, podmiotom prowadzącym obsługę księgową i prawną Administratora oraz podmiotom świadczącym usługi IT, w tym usługi hostingowe związane z funkcjonowaniem Serwisu, dostarczającym oprogramowanie księgowe, a także usługi analityczne i statystyczne dotyczące odwiedzin strony internetowej oraz usługi związane z obsługą chat-boxa udostępnianego w Serwisie i dostawcom oprogramowania.
W przypadku skorzystania przez Użytkownika (Najemcy) z usługi Simpl.rent dla Najemcy w wariancie “Weryfikacji tożsamości i zarobków logowaniem do banku” dane Użytkowników uzyskane w wyniku skorzystania przez nich z usługi dostępu do informacji o rachunku Użytkownika świadczonej przez KONTOMATIK UAB z siedzibą w Wilnie, przy ul. Upes 23, LT-08128 Wilno, Litwa będą przetwarzane na zasadach określonych przez dostawcę tej usługi (Regulamin usługi; Klauzula informacyjna). Po ich przekazaniu za zgodą Użytkownika na rzecz Administratora mogą być przetwarzane przez procesora - Kontomatik sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Prostej 51, 00838 Warszawa, KRS 0000338706, świadczącego na rzecz Administratora usługi związane z uzyskiwaniem informacji oraz ich porządkowaniem w wybrane kategorie. Kontomatik sp. z o. o. może przetwarzać dane osobowe Użytkowników Serwisu na serwerach zlokalizowanych w państwach trzecich z zachowaniem reguł opisanych w art. 44-49 RODO (gwarancje odpowiedniego stopnia ochrony tych danych).
Administrator do analizy dokumentów dostarczanych w ramach procesu weryfikacji wykorzystuje narzędzie bazujące na sztucznej inteligencji dostarczane przez Resistant AI s.r.o., z siedzibą w Czechach: Lazarská 8, 120 00 Nové Město. Simpl.rent współpracuje z Resistant AI w oparciu o zawarte umowy, w tym umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Narzędzie to analizuje integralność i autentyczność dokumentów, co oznacza, że dane zawarte w dokumentach przesłanych przez Najemcę w ramach procesu weryfikacji są przetwarzane przez Resistant AI s.r.o. na zlecenie Administratora. Wynik analizy jest wsparciem dla zespołu simpl.rent w ocenie dokumentów, ale nie stanowi wyłącznej podstawy decyzji o wyniku weryfikacji.
Administrator przy weryfikacji dokumentów obcojęzycznych wykorzystuje narzędzie dostarczane przez DeepL SE, Maarweg 165, 50825 Kolonia, Niemcy. Narzędzie DeepL służy Administratorowi do tłumaczeń dokumentów z języków obcych na język polski. DeepL wykorzystuje sztuczną inteligencję aby tłumaczenia były jak najlepiej dopasowane do dokumentu. W związku z powyższym, dane zawarte w dokumentach przesłanych przez Najemcę w ramach procesu weryfikacji są przetwarzane przez DeepL SE na zlecenie Administratora w oparciu o umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.
W przypadku wyrażenia przez Najemcę zgody na weryfikację okoliczności umieszczenia Najemcy na listach sankcyjnych, jego dane identyfikacyjne (imię oraz nazwisko) będą przetwarzane przez dostawcę platformy Hyperflow, która umożliwia sprawdzenie czy osoba (o danym imieniu i nazwisku), firma lub organizacja (o podanej nazwie) znajdują się na następujących listach sankcyjnych:
Listach sankcyjnych Komisji Europejskiej (e-CTFSL),
Listach OFAC, opracowywanych przez Biuro ds. Kontroli Aktywów Zagranicznych Departamentu Skarbu USA – SDN, oraz CSDN, a także BIS Entity List przygotowywane przez Biuro Przemysłu i Bezpieczeństwa Departamentu Handlu USA,
Listach sankcyjnych na podstawie rezolucji Rady Bezpieczeństwa ONZ, dotyczących zagrożeń dla międzynarodowego pokoju i bezpieczeństwa spowodowanych atakami terrorystycznymi.
Listach Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. 2022 poz. 835)
Dostawcą platformy Hyperflow jest Machine Mind Ltd z siedzibą w: 35 Follager Road, CV21 2JF Rugby, Zjednoczone Królestwo (United Kingdom), która jest spółką (Private Limited Company) zarejestrowaną w Anglii i Walii pod numerem 11731290 w rejestrze prowadzonym przez Companies House UK.
Z racji, iż dostawca platformy Hyperflow ma siedzibę w Zjednoczonym Królestwie, to w przypadku powierzenia danych dostawcy platformy Hyperflow dochodzić może do transferu danych osobowych do kraju trzeciego, tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy. Transfer danych odbywa się przy tym z zachowaniem reguł opisanych w art. 44-49 RODO (gwarancje odpowiedniego stopnia ochrony tych danych)., tj. w oparciu o decyzję Komisji Europejskiej z dnia 28 czerwca 2021 r. stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych osobowych przez Zjednoczone Królestwo (notyfikowana jako dokument nr C(2021) 4800).
W związku z wykorzystaniem oprogramowania do wysyłki wiadomości e-mail oraz obsługą komunikatora chat-box dostarczanego przez dostawcę zewnętrznego posiadającego siedzibę w Stanach Zjednoczonych (HubSpot, Inc.) dane osobowe Użytkowników przetwarzane w związku z korespondencją e-mail oraz obsługą komunikatora (chat-boxa) mogą być przekazywane do tego dostawcy mającego siedzibę w Stanach Zjednoczonych na mocy umowy powierzenia zawartej z Administratorem. HubSpot zobowiązuje się wdrożyć środki wymagane w takim przypadku, w tym zawrzeć z podwykonawcami odpowiednie umowy zgodnie z przepisami RODO. Więcej informacji o przetwarzaniu danych osobowych przez HubSpot można uzyskać zapoznając się z Polityką Prywatności HubSpot.
W związku z wykorzystaniem oprogramowania do zarządzania relacjami z klientami, w tym na potrzeby wysyłki wiadomości e-mail z treściami marketingowymi - Brevo, dostarczanego przez dostawcę zewnętrznego – Sendinblue (106 boulevard Haussmann, 75008 Paris, Francja) korzystającego z podwykonawców mających siedzibę w Stanach Zjednoczonych, dane osobowe Użytkowników przetwarzane w związku z korespondencją e-mail mogą być przekazywane do podwykonawców tego dostawcy mających siedzibę w Stanach Zjednoczonych. Sendinblue na mocy umowy powierzenia zawartej z Administratorem zobowiązuje się wdrożyć środki wymagane w takim przypadku, w tym zawrzeć z podwykonawcami umowy obejmujące standardowe klauzule umowne wydane przez Komisję Europejską. Więcej informacji o przetwarzaniu danych osobowych przez Sendinblue można uzyskać zapoznając się z Polityką Prywatności Brevo.
Administrator do obsługi połączeń telefonicznych wykorzystuje oprogramowanie zewnętrznego dostawcy - CloudTalk, s.r.o. (“CloudTalk”) z siedzibą w Bratysławie, Tallerova 4, numer rejestrowy: 46 817 832 . CloudTalk przetwarza dane na terenie Słowacji, tj. na terenie Unii Europejskiej, jednak korzysta z podwykonawców mających siedziby poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach CloudTalk w oparciu o umowę z Administratorem zobowiązany jest do zrealizowania wymogów jakie RODO nakłada w przypadku transferu danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy i do przekazywania danych osobowych w oparciu o decyzje Komisji Europejskiej lub w oparciu o umowy uwzględniające standardowe klauzule umowne wydane przez Komisję Europejską.
Administrator do obsługi połączeń telefonicznych wykorzystuje oprogramowanie zewnętrznego dostawcy - Aircall SAS, 11-15, rue Saint Georges, 75009 Paris (France), numer w rejestrze handlowym: 807 437 595 („Aircall”). Aircall przetwarza dane na terenie Francji, tj. na terenie Unii Europejskiej, jednak korzysta z podwykonawców mających siedziby poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach Aircall zobowiązany jest do zrealizowania wymogów jakie RODO nakłada w przypadku transferu danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
Administrator korzysta z oprogramowania do e-mail marketingu dostarczanego przez Woodpecker.co S.A. z siedzibą przy ul. Krakowskiej 29D, 50-424 Wrocław, nr KRS: 0000896179. Zasady przetwarzania danych przez Woodpecker.co S.A. określa Polityka prywatności. Woodpecker.co S.A. przetwarza dane na terenie Polski, tj. na terenie Unii Europejskiej, jednak korzysta z podwykonawców mających siedziby poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach Woodpecker.co S.A. zobowiązany jest do zrealizowania wymogów jakie RODO nakłada w przypadku transferu danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
Administrator do tworzenia dedykowanych stron internetowych (np. stron służących do zapisu na webinary) wykorzystuje oprogramowanie dostarczane przez Landingi Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Dworcowej 25, 44-100 Gliwice, KRS 0000449404. Przedmiotowy dostawca przetwarza dane osobowe na terenie Unii Europejskiej, ale korzysta z podwykonawców mających siedziby poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach Landingi sp. z o.o. zobowiązana jest do zrealizowania wymogów jakie RODO nakłada w przypadku transferu danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy, tj. do przekazywania danych osobowych w oparciu o decyzje Komisji Europejskiej lub w oparciu o umowy uwzględniające standardowe klauzule umowne wydane przez Komisję Europejską. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych znajdują się w Polityce prywatności Landingi sp. z o.o.
Administrator może ujawnić wybrane informacje dotyczące Użytkowników właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.
V. Przekazywanie danych osobowych Użytkowników poza Europejski Obszar Gospodarczy
Administrator przekazuje Dane osobowe poza Europejski Obszar Gospodarczy tylko wtedy, gdy jest to konieczne i zapewnienia odpowiedni stopień ochrony przekazywanych danych osobowych, przede wszystkim poprzez:
współpracę z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w państwach,
w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej dotycząca stwierdzenia zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony danych osobowych;
stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską.
Administrator informuje o zamiarze przekazania danych osobowych poza EOG na etapie ich zbierania.
Przekazanie Danych osobowych Użytkowników poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) może nastąpić, gdy będzie to konieczne w celu zrealizowania zawartej z nimi umowy (na podstawie art. 49 ust. 1 lit. b i c RODO). Dotyczy to przede wszystkim sytuacji, gdy realizacja usługi będzie wymagała udziału innych Użytkowników (Najemcy/Wynajmującego) mających swoje siedziby/miejsce zamieszkania/miejsce aktualnego pobytu poza obszarem EOG.
Każdy Użytkownik powinien dbać o bezpieczeństwo danych oraz o bezpieczeństwo urządzeń, które służą dostępowi do sieci Internet. Należy pamiętać, że w przypadku, gdy Użytkownik przebywa w kraju nienależącym do EOG, dane osobowe będą przetwarzane poza EOG.
VI. Informacje o profilowaniu
Dane osobowe Użytkowników Serwisu zarejestrowanych jako Najemcy oraz korzystających
z usługi Simpl.rent dla Najemcy obejmującej utworzenie Certyfikatu Najemcy podlegają profilowaniu polegającemu na zautomatyzowanym przetwarzaniu niektórych z ich danych osobowych, służącemu do oceny ich sytuacji ekonomicznej i uwzględnieniu jej w utworzonym w ramach realizacji umowy Usługa Simpl.rent dla Najemcy. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych podlegających profilowaniu w jest niezbędność tego przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) bądź zgoda Najemcy (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Administrator nie podejmuje względem Użytkowników Serwisu żadnych decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu ich danych osobowych, w tym profilowaniu ich danych osobowych, które wywołują wobec nich osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływają.
Informacje o Użytkownikach zawarte w Certyfikatach Najemcy mają charakter orientacyjny i pomocniczy. Nie powinny one stanowić wyłącznej podstawy decyzji podejmowanych przez Wynajmujących, którzy są odbiorcami tych danych w zakresie dotyczącym odmowy zawarcia umów bądź zawarcia umów z określonymi osobami albo ustalania warunków tych umów.
Użytkownik, który uzyskał pozytywny wynik Weryfikacji obniżający ryzyko ubezpieczeniowe może otrzymać zniżkę na ubezpieczenia, zgodnie z Regulaminem Simpl.rent Ubezpieczenia.
Użytkownik, o którym mowa w ust. 1 powyżej, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jego danych osobowych polegających na profilowaniu, na zasadach określonych w sekcji VII, ust. 6 i 7 poniżej.
VII. Prawa Użytkowników związane z gromadzeniem i przetwarzaniem danych osobowych
Użytkownik ma prawo dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez Administratora, czyli prawo uzyskania potwierdzenia czy Administrator przetwarza jego dane osobowe oraz uzyskania informacji dotyczących tego przetwarzania.
Użytkownik ma prawo otrzymać kopię swoich danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie. Kopia danych może zostać przesłana do Użytkownika bądź innego, wskazanego przez niego podmiotu.
Użytkownik może żądać sprostowania swoich danych osobowych, jeśli są one niepoprawne, a także uzupełnienia niekompletnych danych. Użytkownik korzystający z Konta użytkownika może również samodzielnie uaktualnić swoje dane osobowe.
Użytkownik może żądać ograniczenia przetwarzania bądź usunięcia swoich danych za wyjątkiem sytuacji, kiedy Administrator ma prawo je przechowywać z uwagi na konieczność wykonania umowy, zabezpieczenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń bądź ze względu na ciążące na nim obowiązki prawne.
Użytkownik może cofnąć wyrażoną przez siebie zgodę na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
Użytkownik ma prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora.
Wskazane wyżej uprawnienia są realizowane w przypadkach i na warunkach określonych w RODO. Nie mają charakteru absolutnego, co oznacza, że mogą podlegać ograniczeniu ze względu na obowiązujące przepisy prawa lub dostępne możliwości techniczne.
Uprawnienia określone w ust. 1 – 6 powyżej Użytkownik może wykonać poprzez pisemny kontakt z Administratorem poprzez przesłanie żądania z dopiskiem „Ochrona danych osobowych” na adres siedziby Administratora tj. Simpl sp. z o.o. z, ul. Piwna 25/20, 30-527 Kraków lub na adres e-mail Administratora: info@simpl.rent
Użytkownik ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
BEZPIECZEŃSTWO DANYCH I POLITYKA COOKIES
VIII. Bezpieczeństwo danych osobowych
Administrator na bieżąco prowadzi analizę ryzyka w celu zapewnienia, że dane osobowe Użytkowników przetwarzane są przez niego w sposób bezpieczny, zapewniający przede wszystkim, że dostęp do danych mają jedynie osoby upoważnione i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania.
Administrator podejmuje wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty, z którymi współpracuje w związku z prowadzeniem Serwisu, dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na zlecenie Administratora.
IX. Pliki cookies i inne podobne technologie
Zasady oraz rodzaj wykorzystywanych plików cookies i podobnych technologii określa Polityka cookies. Dokładny opis wykorzystywanych plików cookies i podobnych technologii znajduje się w Szczegółowej informacji o plikach cookies i podobnych technologiach.
X. Ochrona informacji w komunikacji z Administratorem
Z uwagi na charakter przekazywanych informacji Administrator zaleca, aby Najemca, który w celu Weryfikacji przesyła dokumentację drogą elektroniczną (bez logowania do konta i użycia dostępnych funkcjonalności), dokonywał zabezpieczenia przekazywanych plików hasłem, które to przekaże Administratorowi telefonicznie bądź za pośrednictwem dostępnych komunikatorów elektronicznych. Zabezpieczenie plików hasłem powinno nastąpić w oprogramowaniu ogólnie dostępnym.
Najemca na własną odpowiedzialność może zaniechać powyższego działania i przesłać wszelką dokumentację bez zabezpieczania plików hasłem. Należy jednak pamiętać, iż korzystanie z usług drogą elektroniczną, wiąże się z ryzykiem zaistnienia zagrożeń wynikających z tej formy komunikacji,
a w szczególności przechwycenia lub uzyskania dostępu do danych osobowych Najemcy przez osoby niepowołane.
Zmiany Polityki prywatności
Niniejsza Polityka Prywatności obowiązuje od dnia 3 marca 2025 roku.
Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana przez Administratora.
