Kary umowne w najmie - czy są skuteczne?

Umowa najmu jest elastycznym rozwiązaniem, pozwalającym na dostosowanie wielu aspektów - wprowadzenie dodatkowych zapisów, zmian, określenie wymagań oraz stosowania kar. Pomimo powszechnie znanej zasady, że nagrody motywują lepiej niż kary, w umowach najmu często przewidziane są kary finansowe, podczas gdy nagrody są rzadkością.

Kary umowne w najmie - czy są skuteczne.webp

Z artykułu dowiesz się…

  • Jakie kary w umowach najmu są stosowane?
  • Czy można takie sankcje zapisywać?
  • Jak obliczać, egzekwować, a w końcu rozliczać wszelkie kary finansowe?
  • Czy można zachęcać inaczej i co warto mieć w umowie?

Kary umowne w umowie najmu mieszkania

Standardowym zapisem w wielu umowach, gdzie ważne jest dotrzymanie terminów, a szczególnie terminów płatności, są rozmaite kary, najczęściej za opóźnienia. Najczęściej, szeroko stosowane np. przez dostawców mediów, ale i administrację państwową, są odsetki z opóźnienie. Ogólnie istnieją ustawowe regulacje dotyczące wysokości takich odsetek, w zależności od typu zobowiązania i tego, kto jest płatnikiem. Można korzystać nawet z rządowych kalkulatorów, które uwzględniają zmiany wysokości ustawowych odsetek w czasie. 

Odsetki natomiast to dość skomplikowane narzędzie - samodzielne wyliczanie groszy czy zaokrąglenia mogą być problematyczne. Takie rozwiązania najczęściej stosuje się w dużych, zautomatyzowanych systemach do masowych płatności. Można z tego korzystać, ale w umowach najmu częściej można spotkać się z prostszymi mechanizmami, jakimi są opłaty za opóźnienie lub kary umowne

Zasada jest stosunkowo prosta - jeśli kwota czynszu nie zostanie uregulowana na koncie w ustalonym terminie, może zostać naliczona dodatkowa opłata, którą nazywamy “karą umowną” lub “opłatą za opóźnienie”. Jej wysokość może wynosić od 50 do 200 złotych, w zależności od zapisów w umowie.

Inny aspekt dotyczący terminowej płatności, który może być uwzględniony w umowie najmu, jest podobny do praktyk stosowanych w umowach zawieranych z bankami. Chodzi o opłaty za wszelkie czynności związane z zaległościami, takie jak wysłanie wezwania do zapłaty, przygotowanie i przesłanie zestawienia opłat pokazującego brak uregulowania płatności, a nawet naliczanie odsetek. To dość rzadki element, ale może być wykorzystywany. Znów, jeśli najem jest obsługiwany przez systemy informatyczne, czyli aplikacje przypominające o płatnościach, zapisy zawierające takie opłaty przeważnie nie są wykorzystywane - ponieważ jest to zautomatyzowane. 

Jak zapisać kary w umowie najmu?

Podstawowe zapisy w umowie najmu powinny wskazywać wysokość czynszu najmu, termin płatności i sposób jego płacenia. Do tego przeważnie mamy też zapisy dotyczące innych płatności - do spółdzielni lub wspólnoty, rachunków za media i usługi. Najważniejszy w tym kontekście jest zapis o kolejności pokrywania należności z pojawiających się wpłat najemcy. Najpierw najlepiej jest regulować należności za dostawę mediów przez zewnętrznych dostawców, bo to decyduje o możliwości korzystania z mieszkania, potem dobrze jest opłacić naprawy, opłaty do wspólnoty, a dopiero na końcu czynsz najmu. 

Z reguły rachunki dostawców mają naliczane odsetki za opóźnienie, ale dopiero w kolejnych zestawieniach opłat. Podobnie spółdzielnie mogą naliczać odsetki, ale też z dużym opóźnieniem, na przykład raz do roku. Dlatego warto regulować te opłaty jak najwcześniej, a czynsz najmu zostawiać na koniec. Najłatwiej też wykazać brak płatności czynszu w sądzie, co w trudnych sytuacjach, opóźnieniach w płatnościach, staje się czasem jedynym sposobem egzekucji należności.

W umowie najmu mieszkania pomiędzy osobami fizycznymi, lepiej jednak postrzegane są opłaty za wykonanie czynności, niż proste kary umowne w określonej kwocie. Kary uznawane są przez sądy w umowach pomiędzy firmami, gdzie brak płatności lub wykonania pracy wpływają na prowadzenie biznesu, a najem prywatny nie jest postrzegany jako nastawiony na zarabianie. Obie strony ponoszą pewne ryzyko, zdarzają się różne sytuacje życiowe, dlatego warto raczej określać opłaty za czynności, niż kary umowne.

Jeszcze innym sposobem na uzyskanie terminowego opłacania czynszu jest zniżka. Czynsz może być ustalony na określoną i zapisaną w umowie kwotę, ale jeśli będzie płacony z góry, do końca poprzedniego miesiąca, to najemcy przysługuje zniżka w wysokości, na przykład, 200 złotych. To bardzo dobra zachęta - przy potencjalnych problemach najemcy z płatnością, od razu wiadomo ile będzie trzeba zapłacić, jeśli przelew będzie nieco później. Natomiast, jeśli z problemem niepłacenia czynszu będzie trzeba iść do sądu, to również określona jest wysokość “standardowego” czynszu, bez uwzględniania obniżki i można takich zaległości dochodzić. Mimo wszystko lepiej zabezpieczyć się już na początku najmu i ograniczyć ryzyko braku płatności za najem do minimum - korzystając z ubezpieczenia płatności czynszu, dzięki któremu przysługuje Ci odszkodowanie w wysokości 3 miesięcznych czynszów, jeśli najemca przestanie płacić lub mieszkanie zostanie zniszczone i spowoduje przerwę w najmie.

Jak opodatkować kary i odsetki w umowie najmu?

Zapisy w umowie najlepsze są wtedy, kiedy są dla obu stron zrozumiałe i łatwe w stosowaniu. Dlatego z wyżej opisanych mechanizmów bardzo dobrze sprawdza się właśnie obniżka za przedterminową płatność, a dalej są opłaty za przypomnienia, sporządzanie zestawień płatności i podobne czynności. Dość trudne przy niewielkich opóźnieniach są obliczenia odsetek za zaległości, zwłaszcza gdy mamy do czynienia z mniejszymi kwotami można mieć wątpliwości, którą stawkę odsetek ustawowych należy zastosować. Dlatego jest to dobre rozwiązanie w automatycznych systemach, gdzie takie kwoty od razu dopisywane są do faktur dla najemcy - do opłacenia przy kolejnym czynszu. “Ręcznie” jest to trudniejsza procedura. 

Większym wyzwaniem staje się sytuacja, gdy najemca dokonuje wpłaty zawierającej zarówno “czynsz + odsetki” lub “czynsz + opłaty za zwłokę”, co wymaga odpowiedniego opodatkowania. Większość osób wynajmujących mieszkania działa jako osoby prywatne i podlega opodatkowaniu ryczałtem w ramach PIT-28 od dochodów z najmu. W takich przypadkach najbezpieczniejszą opcją jest udzielenie najemcy zniżki za wcześniejszą zapłatę czynszu. Dzięki temu na konto wpływa tylko czynsz, bez dodatkowych opłat, co ułatwia późniejsze rozliczenie podatkowe. W przypadku odsetek ustawowych za opóźnienie podobnie płaci się po prostu podatek od dochodu, i w przypadku osób fizycznych i przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Większe wyzwanie to właśnie opłaty za czynności związane z obsługą zadłużenia - wówczas to już jest działalność, podlega fakturowaniu, opodatkowaniu VAT i niestety nie może tego zrobić osoba wynajmująca prywatnie, bez działalności. Jeśli jednak najem jest obsługiwany przez profesjonalistę lub firmę zarządzającą nieruchomościami, to może on za wszelkie ponaglenia, zestawienia i wysłanie dokumentów żądać opłaty zgodnej z umową najmu i cennikiem. 

Jak dochodzić płatności za wynajem mieszkania?

Niektóre trudności z płatnościami wynikają po prostu z nieuważności - czasem po prostu zapomina się o dokonaniu przelewu, szczególnie w świecie pełnym powiadomień i przypomnień o płatnościach. W prywatnym najmie rzadko zdarzają się automatyczne przypomnienia, dlatego warto wysłać prostą wiadomość informującą najemcę, że czynsz nie został zapłacony w terminie i zapytać, kiedy będzie możliwe uregulowanie zaległości. Jeśli jednak brak terminowej płatności wynika z innych problemów, dobrze jest, jeśli najemca przekaże takie wiadomości, uprzedzi o drobnych przesunięciach terminu przelewu. Najważniejsza jest szybka reakcja na brak płatności i jasna komunikacja pomiędzy wynajmującym i najemcą. 

Jeśli nie ma pewności co do regularności płatności, warto, aby najemca szukał wsparcia lub sposobu wyjścia z zadłużenia. Wynajmujący może wezwać do uregulowania zaległych należności nawet bez oczekiwania na dodatkowe terminy - czynsz jest wymagany do zapłaty od ustalonego dnia w umowie najmu. Dopiero brak kilku kolejnych płatności i brak kontaktu może być podstawą do wypowiedzenia umowy najmu, dlatego ważne jest dokładne zapoznanie się z zapisami ustawy o ochronie praw lokatorów.

Wynajmujący może dochodzić płatności czynszu w ramach elektronicznego postępowania upominawczego, czyli przez tzw. e-sąd. Wówczas naliczane są również ustawowe odsetki za opóźnienie w płatnościach, a postępowanie opiera się na umowie najmu, więc zapisy dotyczące czynszu powinny być precyzyjne i jasne. Dla najemcy (lub byłego najemcy) bardzo ważny może być adres podany w postępowaniu, najczęściej adres zameldowania. Bardzo korzystne może być odebranie korespondencji dotyczącej postępowania, bo pozwala to na dalsze kroki i udział w sprawie - nieodebrana korespondencja traktowana jest jako dostarczona

Zwrot za naprawy w najmowanym mieszkaniu - czyli druga strona medalu

Z reguły to najemca płaci czynsz najmu i inne należności, ale czasem sytuacja bywa odwrotna - najemca może pokryć koszt naprawy, zakup sprzętu, dopilnuje i opłaci fachowca od prac, które są w zakresie odpowiedzialności właściciela. W takich sytuacjach egzekwowanie zwrotu wydatków nie jest zwykle problemem - można po prostu zapytać, czy w takim przypadku należy ponownie zapłacić pełny czynsz, czy też rozliczenie będzie prowadzone osobno od czynszu. Jeśli konieczne naprawy są na tyle duże, że trzeba wydać na nie równowartość kilku czynszów najmu, to jednak warto spisać osobno porozumienie remontowe, sprawdzić czy lokal był ubezpieczony i w ten sposób można pokryć koszty. Porozumienie to również forma zabezpieczenia dla najemcy, zapewniająca, że poniesione koszty zostaną uznane jako opłata za wynajmowane lokum, gdyż samo nieuregulowanie czynszu może być podstawą do rozwiązania umowy najmu. Nawet jeśli najemcy mogą stosunkowo łatwo odzyskać pieniądze, zawsze warto posiadać potwierdzenie i zgody właściciela mieszkania lub domu w tej kwestii.

Najczęściej zgłaszanym w ankietach problemem jest jednak brak zwrotu kaucji i jej zatrzymywanie po oddaniu lokalu i zakończeniu najmu. Tutaj też ważne są przede wszystkim dokumenty - podpisany na koniec protokół zdawczo-odbiorczy, gdzie nie ma żadnych uwag, jest podstawą do wezwania wynajmującego do zwrotu kaucji bez potrąceń

Podsumowanie

Kary są coraz mniej popularnym narzędziem, zarówno w szkołach, jak i w umowach najmu, nagrody dużo bardziej zachęcają do przestrzegania zapisów umowy. Zniżki za przedterminowe płatności są bardzo ciekawym rozwiązaniem, prostym i korzystnym dla obu stron najmu. Odsetki za opóźnienia w płatnościach to ustawowe zasady, mogą być zawsze stosowane, ale warto mieć ten proces zautomatyzowany. Kary umowne to rozwiązanie proste, ale nie jest łatwe w stosowaniu, szczególnie w umowach pomiędzy osobami fizycznymi. Bardzo ważne jest jasne zapisywanie zasad w umowie najmu i ewentualne przypomnienia o płatnościach, jak również kwestia ewentualnego zabezpieczenia płatności za najem - na przykład poprzez wspomniane już ubezpieczenie od niezapłaconego czynszu.

Przeczytaj również

Treści na stronie simpl.rent są stanowiskiem autorów i nie stanowią porad prawnych ani opinii prawnych i nie mogą ich zastąpić. Należy pamiętać, że każdy przypadek powinien być traktowany indywidualnie, z uwzględnieniem okoliczności mu towarzyszących. W celu ustalenia stanu prawnego w indywidualnej sprawie zachęcamy do skorzystania z profesjonalnej pomocy prawnej.

Hanna Milewska-Wilk 01.03.2024

Newsletter z myślą o Tobie

Bądź na bieżąco z tym, co ważne – otrzymuj porady związane z rynkiem najmu oraz informacje o nowych produktach prosto na maila

Bezpieczny najem dla każdej strony, na każdym etapie.

Bądź blisko na:
Simpl sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, ul. Piwna 25/20, 30-527 Kraków, zarejestrowana przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, KRS: 0000809392, kapitał zakładowy: 23 550,00 zł, NIP: 6793191362.