Najem od instytucji PRS i najem prywatny – czym się różnią?

Coraz więcej mieszkań jest oferowanych na rynku w ramach najmu instytucjonalnego (z ang. Private Rented Sector, PRS) – w praktyce są to całe budynki przeznaczone na wynajem, które stanowią własność funduszy inwestycyjnych. Segment PRS staje się nieodłączną częścią sektora nieruchomości na wynajem i jest traktowany jako alternatywa dla najmu detalicznego, czyli najmu od osób prywatnych. Obok pytania, jaką nieruchomość najmować, warto odpowiedzieć sobie również na pytanie, od kogo najmować. Czy lepiej jest wynajmować od właściciela mieszkania z jednym lokalem, czy od dużego funduszu mającego kilkaset mieszkań? Czym się różnią te dwa podejścia i jakie korzyści niosą?

budynek

Z artykułu dowiesz się…

  • Czym cechuje się najem od prywatnego właściciela?
  • Co oznacza najem instytucjonalny (tj. najem od instytucji)?
  • Jakie są różnice w zwieraniu umowy najmu?
  • Jak wygląda umeblowanie w najmie prywatnym oraz od instytucji?
  • W jaki sposób najem instytucjonalny wpływa na najem prywatny?
  • Jakie aspekty w obu rodzajach najmu wymagają doprecyzowania?
  • Na który najem się zdecydować – od prywatnego właściciela, czy podmiotu najmu instytucjonalnego?

Najem prywatny i najem od instytucji – co oznaczają?

Co to jest najem od prywatnego właściciela?

Jest to najem bezpośrednio od osoby, która jest właścicielem mieszkania. Czasami nazywa się go również najmem detalicznym. W kwestii umów strony mają do dyspozycji zawarcie standardowej umowy najmu na czas określony lub nieokreślony oraz najmu okazjonalnego. Właściciele prywatni najczęściej podpisują umowy na rok, które cyklicznie są przedłużane na kolejne 12 miesięcy. Główną cechą postrzeganą przez niektórych jako atut jest większa różnorodność nieruchomości na wynajem – ilu właścicieli na rynku, tyle również stylów wykończenia mieszkania i aranżacji wnętrz. Od klimatycznego motywu industrialnego, po minimalistyczne umeblowanie do urokliwego klimatu retro. Każdy z najemców może znaleźć coś dla siebie.

Warto zaznaczyć, że mieszkania prywatne są przeważnie umeblowane, przez co najemca nie musi sam organizować wyposażenia – z jednej strony pozwala to na oszczędność, a z drugiej, jeśli ktoś ma własne preferencje co do wystroju, może okazać się dużą przeszkodą. Mieszkania bezpośrednio od właściciela są również często zlokalizowane w lepszych punktach miasta, ponieważ w dużej mierze pochodzą z rynku wtórnego. Wśród różnic można nadmienić także aspekt relacji, lub oficjalnej ujmując “obsługi najemcy”. W najmie prywatnym, pomiędzy osobami fizycznymi, mamy przeważnie dwie osoby, które negocjują między sobą całkiem sporo szczegółów. Nie są jednak ekspertami od prawa najmu lub zarządzania nieruchomości, dlatego zdarzają się sytuacje, w których łatwo o nieporozumienia. Wszystko zależy od dobrej woli stron i umiejętności szukania kompromisów.

Co oznacza najem instytucjonalny?

Najem od profesjonalnej firmy może odnosić się do firm zarządzających nieruchomościami prywatnymi lub PRS (podmiotów najmu instytucjonalnego). Zacznijmy od wariantu, który nie różni się za wiele od najmowania od prywatnej osoby – czyli od firmy, która zarządza mieszkaniem w imieniu właściciela i tym samym wynajmuje je najemcom. Zarządca najmu może całkowicie zastąpić właściciela w opiece nad nieruchomością, nawet przy podpisywaniu umów z najemcą. Pomoże przygotować mieszkanie, uporządkować dokumenty i wykorzystać sprawdzone wzorce umów najmu. W trakcie najmu będzie reagować na zgłoszenia i uwagi, zorganizuje naprawy i wymiany, a przy wyprowadzce zadba o rozliczenia, odświeżenie mieszkania i znalezienie kolejnego najemcy.

Nieco inaczej kształtuje się najem od instytucji, które posiadają całe budynki mieszkalne na wynajem. Podstawową cechą tego rodzaju najmu jest obowiązywanie konkretnych procedur, gdzie rola najemcy bardziej przypomina rolę klienta. Potencjalny kandydat otrzymuje jasne informacje, jak wygląda proces i jakie wymagania musi spełnić, aby wynająć nieruchomość (np. wyrazić zgodę na weryfikację, posiadać ubezpieczenie najemcy). Częściej niż w przypadku najmu prywatnego można spotkać się z lokalami bez umeblowania lub z podobnym standardem mieszkań niezależnie od budynku. Fundusze preferują najem od razu na kilka lat, w zamian mogą zaoferować nawet nieco niższy czynsz najmu. Dodatkowo firmy chętnie wprowadzają technologiczne rozwiązania takie jak aplikacje mobilne do bieżącego kontaktu, rozliczania mediów, zgłaszania usterek i zamawiania usług.

ObszarNajem od osoby prywatnejNajem od PRS
Najemca najmujący od kogośOsoba fizyczna lub firmaOsoba fizyczna lub firma
Wynajmujący wynajmujący komuśOsoba fizyczna lub firmaFirma prowadząca działalność w zakresie wynajmowania lokali
Czas trwania umowyPrzeważnie na 1-2 lata z opcją przedłużeniaRóżnie: umowy roczne, ale też wieloletnie, nawet do kilkunastu lat
Zmiana czynszuMożliwe: waloryzacja, podwyżka nie częściej niż raz na 9 miesięcyMożliwe: standardowa waloryzacja, zmiany na zasadach opisanych w treści umowy
Rozliczenie mediówZgodnie z umową, można przepisać media na najemcęRozliczane przez zarządcę, mogą być fakturowane co miesiąc wg zużycia
UmeblowanieGłównie umeblowane, standard zależny od ofertyCzęściej brak umeblowania, wypożyczenie mebli za dodatkową opłatą
Dodatkowe udogodnieniaDuża różnorodność lokalizacji i aranżacji wnętrz, mieszkania w samym centrum miastaZgoda na zwierzęta w mieszkaniu, usługi sprzątania, możliwość zamiany mieszkania na większe
Obsługa najemcyIndywidualne podejście właściciela, większa elastyczność w kontakcieWysoka jakość, stała komunikacja i wsparcie, jasne procedury postępowania

Źródło: Opracowanie własne

Stabilność i czas trwania umowy najmu

Najem rynkowy to głównie umowy na czas określony, na rok lub kilka lat, czasem jeszcze z dodatkowymi oświadczeniami podpisywanymi u notariusza. Różnica pomiędzy dwiema ofertami – od osób prywatnych i od instytucji – to najczęściej właśnie czas trwania umowy najmu mieszkania. Fundusze preferują najem od razu na kilka lat, a właściciele prywatni najczęściej podpisują umowy na rok, które cyklicznie są przedłużane na kolejne 12 miesięcy. Obie opcje mogą być wygodne lub niezbyt komfortowe, np. dla osób planujących na kilka lat naprzód wygodniej będzie podpisać kilkuletnią umowę najmu mieszkania. Dla tych ceniących elastyczność i otwartych na szybkie zmiany wygodniejsze mogą być umowy roczne z opcją przedłużenia.

W obu przypadkach warto sprawdzić:

  • Jak będzie się zmieniał czynsz najmu w czasie i przy ewentualnym przedłużeniu lub podpisaniu kolejnej umowy?
  • Na jakich zasadach można zakończyć umowę najmu przed czasem, jeśli pojawi się niespodziewana sytuacja życiowa?

Standardowo w umowach najmu oferowanych przez profesjonalistów jest uwzględniona coroczna waloryzacja czynszu (z reguły o wysokość inflacji). Zazwyczaj dzieje się to w okolicach lutego każdego roku kalendarzowego, po styczniowych ogłoszeniach oficjalnych danych przez GUS. Jeśli nie zadbamy o zapisy w umowie najmu dotyczące ewentualnego wcześniejszego rozwiązania umowy, to może być trudno negocjować ją na późniejszym etapie, bo np. przepisy dotyczące najmu instytucjonalnego w ogóle nie zawierają takich regulacji.

Całkowite koszty najmu mieszkania i rozliczenia

Po pierwszej interakcji można stwierdzić, że instytucje mają bardziej przejrzyste zasady – intuicyjne strony internetowe, tabele, dość długie umowy najmu i opisane warunki. Czynsze najmu są dokładnie rozpisane, ale nieco inaczej może być z opłatami za media, ewentualnymi naprawami wyposażenia i AGD. Czasem w niektórych instytucjach doliczane są opłaty administracyjne, za wypożyczenie mebli, dlatego warto sprawdzać wcześniej całkowite koszty najmu. Podmioty najmu instytucjonalnego mają zupełnie inne zasady rozliczania mediów, niż możemy być przyzwyczajeni z doświadczeń w ramach wspólnot mieszkaniowych i spółdzielni. Energia elektryczna może być opłacana ryczałtem, nie z indywidualnych liczników, za to w niektórych budynkach za ogrzewanie możemy dostawać co miesiąc faktury według zużycia. W zasobach wspólnot i spółdzielni przeważnie rozkłada się koszty ogrzewania na zaliczki na cały rok. Bez względu na to, od kogo najmujemy, zasady opłacania i rozliczania mediów w obu przypadkach, najmu od detalistów i od instytucji, powinny być zapisane w umowach najmu.

Meble i wyposażenie mieszkania na wynajem

Mieszkania prywatne są przeważnie umeblowane, choć spotyka się w przypadku większych lokali również oferty bez mebli. W przypadku najmu od instytucji może być odwrotnie. Mieszkanie raczej nie będzie umeblowane, meble można wypożyczyć za dodatkową opłatą. Najmniejsze lokale i kawalerki w ofercie osób prywatnych, jak i instytucji, co do zasady posiadają meble. Dobrze jest każdorazowo sprawdzić, a nawet dopytać ogłoszeniodawcę, bo piękne zdjęcia na stronach mogą mieć gwiazdki – nie zawsze są ofertą w rozumieniu prawa handlowego i mieszkania nie muszą zawierać sfotografowanego umeblowania.

Oferta instytucji obecnie wyróżnia się nowością i świeżością. Budynki są nowoczesne i często zamieszkiwane po raz pierwszy, a jeśli jest w mieszkaniach umeblowanie i sprzęty AGD, to jeszcze nieużywane. Może stanowić to bardzo kuszącą ofertę, szczególnie w porównaniu z ogłoszeniami najmu prywatnego. W tym drugim przypadku zdarzają się jeszcze meblościanki, czasem dość niepraktyczne rozwiązania w układzie kuchni i łazienki, starsze kanapy i niefunkcjonalne ławy zamiast stołu – bez miejsca do pracy i nauki.

W bezpośredniej relacji z właścicielem mieszkania na wynajem można natomiast łatwiej negocjować zmiany w umeblowaniu, a także sfinansowanie zakupu niezbędnych i uniwersalnych mebli. W ramach najmu od instytucji dodatkowe meble można dla siebie dokupić, albo wypożyczyć od kolejnej, również wyspecjalizowanej firmy. Najczęściej wiąże się to z dodatkowymi kosztami, które nie zawsze pojawią się w przypadku najmu detalicznego.

Obsługa klienta w najmie instytucjonalnym i najmie prywatnym

Kolejnym wyróżnikiem najmu w ramach instytucji w porównaniu do najmu prywatnego jest standard jakości obsługi. Ponieważ instytucje zatrudniają specjalistów, a nawet tworzą biura obsługi najmu, to najemcy mogą spotkać się z opieką prokliencką. W najmie detalicznym, pomiędzy osobami fizycznymi, mamy po prostu strony umowy, które negocjują między sobą całkiem sporo szczegółów, ale niekoniecznie znają się na prawie najmu lub zarządzaniu nieruchomościami. A brak odpowiedniej wiedzy może doprowadzić do nieporozumień.

Najem mieszkań w ramach instytucji to dość przełomowe w polskich uwarunkowaniach połączenie specjalistów obsługujących dotychczas nieruchomości komercyjne z sektorem mieszkaniowym. Może to sprzyjać dobrym standardom komunikacji, jakości obsługi i otwartości na potrzeby potencjalnych najemców na etapie podpisywania umowy i potem w trakcie najmu. Instytucje wprowadzają do sektora mieszkaniowego nowoczesne sposoby kontaktu i przekazywania informacji. Mamy już banki w smartfonie, więc cyfryzacja umów najmu, rozliczania mediów i możliwości zgłaszania usterek oraz zamawiania dodatkowych usług wydaje się realna do wprowadzenia – w najbliższym czasie to będzie odróżniać najem instytucjonalny od tego oferowanego przez prywatnych właścicieli. Takie rozwiązania nie są jeszcze powszechne na rynku detalicznym. Standardy w cyfryzacji i obsłudze klienta będzie wyznaczał sektor instytucjonalny najmu mieszkań. To dla wielu potencjalnych najemców może być ważnym udogodnieniem.

Sfery niejasności między najmem prywatnym i instytucjonalnym

Na rynku dostępne są oferty najmu apartamentów w większych budynkach, ale trudno jest zakwalifikować, czy to najem od instytucji czy od detalistów. Często to nawet nie są lokale mieszkalne, struktura właścicielska jest dość skomplikowana, ale jest jeden operator, tj. profesjonalna obsługa najmu w budynku. Można spotkać niemalże w każdym większym mieście budynek przypominający połączenie akademika z hotelem: małe i w pełni umeblowane jednostki mieszkalne z własną łazienką i mikroskopijnym aneksem kuchennym, uzupełnione lokalami usługowymi, np. gastronomią, siłownią i sklepem w parterze budynku. Dodatkowo czasem dostępna jest dla wszystkich lokatorów pralnia, przechowalnia rowerów i inne pomieszczenia ułatwiające codzienne funkcjonowanie.

Są mieszkania na wynajem należące do osób fizycznych, ale obsługiwane przez profesjonalne firmy, zajmujące się najczęściej najmem na pokoje i obsługą wynajmowanych mieszkań. Jakość obsługi, wyposażenia, warunki najmu mogą być wystandaryzowane przez taką profesjonalną firmę, czyli zbliżone do najmu od instytucji, ale nadal mogą też być pewne aspekty charakteryzujące najem od prywatnych właścicieli. Można spodziewać się coraz lepszej obsługi najmu, nawet w przypadku mieszkań prywatnych, lub zanikania wyraźnego podziału na dwa sektory. Przy profesjonalnej obsłudze najmu przestaje być istotne, kto jest właścicielem nieruchomości.

Podsumowanie

Z pewnością można zauważyć, że rynek najmu się profesjonalizuje i najemcy będą mogli oczekiwać coraz lepszej obsługi, nie tylko jako klienci podmiotów najmu instytucjonalnego. Liczba ofert mieszkań na wynajem od dużych funduszy wciąż nie jest znacząca na rynku. Część zapowiadanych budynków jeszcze nie istnieje, ale z czasem się to zmieni, a wprowadzane obecnie standardy i rozwiązania już teraz silnie wpływają na najem detaliczny. Najlepsza oferta musi być dobrze dopasowana do potrzeb, więc ważne, że wybór staje się szerszy i rynek najmu nie opiera się tylko na umowach ustnych i haśle “dogadamy się”, ale i bardzo nowoczesnych rozwiązaniach technologicznych i prawnych. Wciąż jednak należy sprawdzać, do czego się zobowiązujemy, ile będziemy płacić, i czy w trakcie najmu jest przestrzeń na negocjowanie zmian lub wcześniejsze zakończenie umowy.

Przeczytaj również

Treści na stronie simpl.rent są stanowiskiem autorów i nie stanowią porad prawnych ani opinii prawnych i nie mogą ich zastąpić. Należy pamiętać, że każdy przypadek powinien być traktowany indywidualnie, z uwzględnieniem okoliczności mu towarzyszących. W celu ustalenia stanu prawnego w indywidualnej sprawie zachęcamy do skorzystania z profesjonalnej pomocy prawnej.

Hanna Milewska-Wilk 02.11.2021

Newsletter z myślą o Tobie

Bądź na bieżąco z tym, co ważne – otrzymuj porady związane z rynkiem najmu oraz informacje o nowych produktach prosto na maila

Bezpieczny najem dla każdej strony, na każdym etapie.

Bądź blisko na:
Simpl sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, ul. Piwna 25/20, 30-527 Kraków, zarejestrowana przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, KRS: 0000809392, kapitał zakładowy: 23 550,00 zł, NIP: 6793191362.