Przetwarzanie danych przed wynajmem mieszkania - jak to robić?
Przed podpisaniem umowy najmu obie strony przekazują wzajemnie dokładne informacje: dotyczące nieruchomości, swoje dane osobowe, a czasem takie, których na pewno nie chcą ujawniać publicznie. Jak dobrze radzić sobie z danymi, zanim damy sobie oficjalne zgody i podpiszemy umowę?
My name is Bond, James Bond
Już na początku poszukiwania mieszkania i w momencie wstępnego wyrażenia zainteresowania danym mieszkaniem konieczne jest przekazanie swoich personaliów lub po prostu przedstawienie się, zazwyczaj pełnym imieniem i nazwiskiem. Przeważnie ujawniamy swój numer telefonu albo adres mailowy, żeby w zamian dowiedzieć się więcej i otrzymać odpowiedź, czy np. dane mieszkanie jest jeszcze dostępne, czy można je zobaczyć bezpośrednio lub w formie wirtualnego spaceru, albo żeby dostać konkretną ofertę finansową.
Bardziej zaawansowane rozmowy mogą dotyczyć już mniej oficjalnych i ogólnodostępnych informacji, np. planów zawodowych, związków, osobistych preferencji, oczywiście pieniędzy i zarobków. Najbardziej powinniśmy chronić nasze dokumenty tożsamości - ostrożnie przekazywać ich numery i zdjęcia lub skany tych dokumentów.
Standardy i przepisy
W Polsce powszechne jest umieszczanie uwag “bezpośrednio”, “pośrednikom dziękujemy” w ogłoszeniach o najmie i sprzedaży mieszkań. Wiele rzeczy potrafimy zrobić sami, w tym najem, ale jeśli nie korzystamy ze wsparcia profesjonalistów to jednocześnie nie używamy wypracowanych procedur i standardów . Przepisy prawa i praktyki rynkowe zmieniają się jednak dość często. Możemy używać dostępnych rozwiązań do weryfikowania danych tj. tożsamość i zarobki, które są dostępne nie tylko dla profesjonalistów i instytucji.
Przepisy dotyczące przetwarzania danych osobowych są bardziej zestawem wytycznych, a procedur wymagają od przetwarzających. Dlatego warto korzystać z usług pozwalających na bezpieczne przekazywanie i przetwarzanie danych osobowych. Potencjalni najemcy przekazują informacje o sobie, czasem o zarobkach i powodach przeprowadzki, ale dużo bardziej na niewłaściwie użycie ich danych narażeni są właściciele nieruchomości. Dane osób mających jakikolwiek majątek mogą być wykorzystane np. do zaciągania pożyczek, adresy do zakładania firm. Takie sytuacje jest potem bardzo trudno wyjaśnić i unieważnić.
Przydatne rozwiązania
Jeśli korzystamy z usług profesjonalistów, pośredników lub zarządców, to mają oni swoje procedury przetwarzania danych osobowych, mamy z nimi odpowiednie umowy. Jak jednak sprawdzać mieszkanie i jego właściciela przed umową? Jak mieć wgląd w zaświadczenia od pracodawcy lub inne dokumenty osoby, która jeszcze nie jest najemcą? Wynajmujacym do sprawdzenia potencjalnych najemców simpl.rent oferuje możliwość skorzystania z weryfikacji wiarygodności finansowej bez przekazywania szczegółowych danych i dokumentów. Już teraz korzystają z tego rozwiązania nawet zarządzający najmem mieszkań na dużą skalę.. Sprawdzenie, czy osoba wystawiająca mieszkanie na wynajem może nim dysponować w ten sposób jest czasem bardziej złożone, ale najprościej jest zapytać i sprawdzić numer księgi wieczystej na stronie ekw.ms.gov.pl - czy nazwisko w ogłoszeniu i adres mieszkania zgadzają się w obu miejscach. Jeśli mamy jakiekolwiek wątpliwości, mamy prawo do zadania pytania o powiązania właścicielskie danej nieruchomości.
Jak chronić dane stron najmu?
Jeśli przygotowujemy umowę, to na sam koniec zachowajmy wstawianie numerów dowodów osobistych i PESELi, można te dane wpisać ręcznie w umowy. Nie przesyłajmy też zdjęć lub skanów całych dokumentów tożsamości nieznajomym osobom fizycznym, bo zawierają nasze najważniejsze dane. Oczywiście przy kontaktach z instytucjami, np. z bankiem, pośrednikiem, poprzez zabezpieczone systemy, musimy jakoś się wylegitymować, ale sprawdzajmy, czy są to zaufane podmioty, wyspecjalizowane w przetwarzaniu takich danych. Nie wstawiajmy zdjęć umów, zawierających dane osobowe, w formie ogólnodostępnych plików w sieci, dobrze jest zabezpieczać takie dokumenty co najmniej hasłem. Korzystanie z simpl.rent jest bezpieczne, a podane dane służą wyłącznie do potwierdzenia tożsamości na potrzeby procesu weryfikacji najemcy. Za pomocą simpl.rent możesz potwierdzić swoją tożsamość na kilka sposobów. O tym pisaliśmy wcześnej tutaj: https://simpl.rent/artykuly/sprawdzenie-tozsamosci-jak-to-zrobic
Zobacz jak sprawdzamy tożsamość przez simpl.rent: https://simpl.rent/pomoc/wynajmujacy#weryfikacja
Obie strony procesu wynajmu mogą posługiwać się umową w ramach czynności dotyczących obsługi najmu i korzystania z mieszkania, czyli najemca może okazać umowę przy zameldowaniu w urzędzie lub w innych sytuacjach, kiedy musi udowodnić, gdzie mieszka. Właściciel na żądanie urzędników skarbowych również ma obowiązek pokazać umowy, a jeśli korzysta z doradztwa podatkowego lub usług księgowych, to już zależy od polityki takiego usługodawcy, może pojawić się prośba o zatarcie danych najemcy.
Podsumowanie
Nie da się być stroną najmu i nie przekazywać danych. Warto przecież przedstawiać się w rozmowach, podawać numer telefonu, a ze względu na odległości, wygodę i zdrowie coraz częściej korzystamy z wirtualnych wizyt i ustalania wielu szczegółów z wykorzystaniem narzędzi w internecie. Uważać przy tym należy na własne dokumenty tożsamości, nie płacić bez zawartej umowy, ale korzystać z dobrych narzędzi do sprawdzania stron umowy, zapewniających prywatność.