Rozliczenie mediów w umowie najmu – kto płaci rachunki?

Jak rozliczać media w wynajmowanym mieszkaniu? To pytanie, które powinno pojawić się w głowie właścicieli na długo przed podpisaniem umowy najmu. Co do zasady rachunki za prąd, gaz i inne media opłaca przede wszystkim ta osoba, na którą jest rachunek. Jednak w przypadku najmu mamy zawsze wybór między większą kontrolą a większą wygodą. Jeśli zastanawiasz się, czy przepisywać liczniki na najemcę, dla kogo jest to korzystne rozwiązanie a kiedy warto zachować większą kontrolę nad płatnościami za media – odpowiedzi znajdziesz w naszym artykule!

rozliczenie mediów

Z artykułu dowiesz się…

Co zalicza się do rachunków za media?
Jakie są możliwe sposoby rozliczania mediów w umowie najmu?
Kiedy warto wliczyć opłaty w czynsz najmu?
Jak wygląda samodzielne opłacanie rachunków za media przez najemcę?
Z czym wiąże się przeniesienie liczników na najemcę?
W jakich sytuacjach sprawdza się zawarcie umów z dostawcami bezpośrednio przez najemców?
Kiedy nie można przenieść opłat na najemcę?

Rachunki za media przy wynajmie – co obejmują?

Zarówno we własnych mieszkaniach, jak i tych na wynajem, istnieje stały pakiet opłat. W jego skład przeważnie wchodzi prąd, media cyfrowe (internet kablowy, telewizja, telefon), w starszych blokach gaz. Pozostałe media w blokach są rozliczane w miesięcznych płatnościach do wspólnoty lub spółdzielni. Często jest to woda i kanalizacja, wywóz śmieci, ochrona budynku, sprzątanie, a nawet podatki od nieruchomości. Jeśli przedmiotem najmu jest dom, to warto zadbać o sprawdzenie umów z dostawcami i zdecydować, kto i jak będzie się tymi płatnościami zajmować.

Nieco większym wyzwaniem są wszelkie cyfrowe udogodnienia, szczególnie jeśli trzeba przekazać możliwość dostępu do systemów. Najnowsze systemy parkingowe mają funkcjonalność odczytywania tablic rejestracyjnych, więc zmiana samochodu może wymagać zgłoszenia, jeśli chcemy parkować na tym samym miejscu. Nowoczesne domofony, które są już częścią instalacji domu inteligentnego, to też wyzwanie – kto i jak może sterować dostępem i kontrolować dom lub mieszkanie z aplikacji w telefonie? Jeśli w mieszkaniu lub domu jest już jakieś urządzenie udostępniające internet po WiFi, to warto się zastanowić nad zasadami kontroli – kto powinien znać hasła dostępu i mieć możliwość zmiany.

W jaki sposób można rozliczyć media przy wynajmie mieszkania?

Jest wiele możliwości podziału obowiązków, jeśli chodzi o płacenie za media i zawieranie umów z dostawcami usług. Są takie, które są bardzo wygodne dla właścicieli, ale są też takie, gdzie to najemcy mają większą kontrolę nad opłatami. Nie zawsze też da się “przepisać” niektóre media, bo na przykład wciąż istnieją bloki, gdzie funkcjonuje wspólny licznik gazu.

Wszystkie opłaty zawarte w czynszu najmu

W tym przypadku uśrednia się koszty za media i wlicza do należności – co stanowi całkowitą wysokość czynszu opłacanego przez najemcę. Rozliczenia z dostawcami dokonuje właściciel, jednocześnie pamiętając o tym, że operatorzy mogą podnieść stawki, a najemca może nie dbać o wysokość zużycia mediów. Dla zabezpieczenia interesów warto dodać w umowie najmu zapis dotyczący ponadnormatywnego zużycia mediów – aby w razie bardzo nietypowych sytuacji mieć możliwość egzekwowania dopłat od najemcy. Dobrą praktyką, o której dobrze wspomnieć najemcom, jest zgłaszanie przeciekającej spłuczki i nienadużywanie sprzętów zużywających prąd.

Większość opłat uwzględniona w czynszu najmu

Właściciel opłaca należności do spółdzielni lub wspólnoty, ale rachunki za konkretne media przekazuje do opłacenia najemcy. Najczęściej są to rachunki za prąd i gaz, czasem za Internet. Może to być bezpośrednia płatność przez najemcę, można to rozwiązać poprzez zwrot przez najemcę zapłaconej za dane media kwoty, na podstawie rachunku. Nadal konieczność płacenia spoczywa na właścicielu – osobie, która zawarła umowę i jej nazwisko jest na rachunkach, nawet jeśli najemca za nie płaci.

Samodzielna opłata rachunków przez najemcę

W części Polski jest wypracowana zasada “odstępnego”. Oznacza to, że najemca płaci właścicielowi mieszkania tylko czynsz najmu, a pozostałe należności pokrywa bezpośrednio do instytucji: dostawcy prądu, gazu, do wspólnoty. Zdarza się nawet, że raz do roku przesyłane wyliczenie podatku od nieruchomości również jest regulowane przez najemcę. Nadal umowy są na właściciela mieszkania lub domu, ale najemca dokładnie widzi swoje zużycie, ma wgląd w rozliczenia ze spółdzielni. To duża doza zaufania ze strony właściciela, że rachunki będą płacone na czas i spora odpowiedzialność na najemcy, że będzie pilnować i płacić.

Obecnie w wielu przypadkach można sprawdzać wszystkie rozliczenia poprzez dostęp online do kont u dostawców i w spółdzielniach. Trzeba jednak pamiętać, że przypomnienia o płatnościach przychodzą na numer telefonu osoby wpisanej w umowie, więc najemcy może być trudniej o tym pamiętać.

Przepisanie licznika na najemcę

Innym sposobem jest przepisanie liczników na najemcę – metoda polecana zwłaszcza przy najmie długoterminowym. Właściciel zyskuje komfort w postaci zwolnienia z odpowiedzialności za rozliczenia, bo to najemca zostanie obciążony procesami windykacji w razie wystąpienia zaległości. Proces przepisania liczników jest całkiem prosty, ale dotyczy przede wszystkim mediów, na które mamy osobne umowy: prądu, gazu, mediów cyfrowych.

Większość dostawców ma już dostępne przez internet formularze zdawczo-odbiorcze, gdzie obie strony wpisują swoje dane i stan oraz numery licznika, następnie zdający otrzymuje rozliczenie końcowe, a przejmujący licznik nową umowę. Jeśli najemca przestał mieszkać w wynajmowanym lokalu, właściciel może zawrzeć umowę z powrotem “na siebie”, nawet bez protokołu zdawczo-odbiorczego (choć ten sposób jest najszybszy).

Co daje najemcy “własna” umowa za media?

Osoba posiadająca umowę o dostawę usług może wybierać:

W przypadku prądu taryfę i częstotliwość rozliczeń.
W przypadku telewizji kablowej rodzaj pakietu i czas trwania umowy.
Przy internecie szybkość i dodatkowe usługi.

Bardzo często można decydować o tym, czy chce się fakturę w formie elektronicznej. W zależności od możliwości można skorzystać ze zniżek i promocji: dla studentów, osób mających kartę dużej rodziny, starszych. Ponadto w ofertach dla najemców dostawcy internetu i kablówki dają większe możliwości przenoszenia umowy lub jej zakończenia.

Własna umowa to jednocześnie większe kontrolowanie zużycia mediów oraz świadomość wpływu na wysokość rachunków. Przepisanie licznika jest obecnie możliwe u większości dostawców energii całkowicie zdalnie: poprzez wypełnienie formularza na stronie firmy, przesłanie maila ze zdjęciem wypełnionego dokumentu. Dla chętnych oczywiście jest też możliwa wizyta w biurze obsługi klienta, ale nie jest to konieczność. Przepisanie licznika to dokładne rozliczenie za zużycie od dnia przejęcia licznika do dnia jego zdania. Dostawcy mediów przesyłają końcowe rozliczenie i zwracają nadpłaty lub wyliczają kwoty konieczne do uzupełnienia.

Uwaga na umowy na czas określony z dostawcami energii. Prawdopodobnie mają inne zasady dotyczące ich wypowiadania lub przekazywania innej osobie. Również umowy, gdzie jest inny dostawca energii i inna firma, której płacimy za przesył, mogą nie być tak proste w przekazywaniu. Zawsze należy sprawdzić warunki w umowach. Szczegółowe wyjaśnienia są na stronie Urzędu Regulacji Energetyki.

Co daje właścicielowi przepisanie licznika na najemcę?

Zawarcie umowy z dostawcą prądu, gazu lub innej usługi oznacza, że właściciel mieszkania lub domu nie ma informacji o tym, czy i kiedy są dokonywane opłaty. Nie jest to jego problem i odpowiedzialność. Nie ma potrzeby dodatkowego rozliczania tych rachunków, ponieważ cała odpowiedzialność spoczywa na osobie, która zawarła umowę i na to nazwisko przychodzą rachunki, ponaglenia lub inne informacje. Jeśli taka osoba nie płaci, to w zawartej umowie jest już zgoda na odcięcie usługi po określonym czasie zaległości. Często też firmy współpracują z biurami informacji gospodarczej i mogą umieszczać w ich rejestrach dłużników osoby niepłacące rachunków, co utrudnia korzystanie z zakupów na raty, podpisywanie umów z abonamentem oraz uzyskanie pozytywnego Certyfikatu Najemcy.

Przepisanie licznika oznacza bardzo dokładne rozliczenie: od dnia i stanu licznika na początku najmu, do dnia i stanu licznika spisanego przy zdawaniu mieszkania lub domu. Nie pojawią się problemy, że to pewnie nadmierne zużycie poprzedniego lokatora. Nie ma ryzyka, że przy długich okresach rozliczeniowych i wyprowadzce najemcy pojawią się gigantyczne rachunki. Obie strony najmu korzystają po prostu z systemów i cenników dostawcy usług.

Zmiana umów wymaga oczywiście dodatkowej pracy i poświęcenia czasu na formalności. Należy wcześniej sprawdzić, jakie są wskazówki dostawców usług – czy wystarczy zdjęcie protokołu zdawczo-odbiorczego, czy może trzeba wypełnić odpowiedni druk lub formularz online? Jednak jeżeli strony zawierają umowę najmu na co najmniej rok, to warto nie powinno sprawiać to trudności lub argumentu przeciw przeniesieniu umów na najemcę.

Co jeśli najemca porzuci mieszkanie? Tak, to też już przewidziano! Niektórzy dostawcy energii mają już nawet odpowiednie formularze na taką okoliczność… Po prostu właściciel mieszkania, przedstawiając swój tytuł własności, może zawrzeć umowę, szczególnie jeśli w poprzedniej nie ma płatności i powstaje zadłużenie. Można przejąć licznik oświadczeniem od konkretnego dnia, a należności naliczone za energię do tego dnia dostawca będzie egzekwował od tej osoby, która wówczas miała umowę najmu. Warto wiedzieć, że licznik przejmuje się bez długów poprzedniego klienta.

Kiedy nie można przenieść opłat za media na najemcę?

Czasami nie da się zastosować modelu “wszystko na najemcę”, ponieważ nie zawsze mamy techniczne możliwości. Media i usługi mogą być rozliczane przez spółdzielnię lub wspólnotę, często nawet raz na rok (np. ogrzewanie) lub co pół roku lub co kwartał (np. woda i kanalizacja). Jeśli jest jeden licznik na dom, którego wynajmuje się tylko część, albo jest kilka pokojów lub samodzielnych lokali i tylko jeden licznik prądu – lepiej, aby umowa była zawarta przez właściciela lokalu lub firmę zajmującą się zarządzaniem lub podnajmem.

Dowiedz się więcej o solidarnej odpowiedzialności za media

Warto stosować umowy najemcy z dostawcami mediów wtedy, kiedy nie ma wspólnych rozliczeń, a umowa najmu jest zawierana na więcej niż kilka miesięcy. Najlepiej na co najmniej rok z możliwością przedłużenia.

Warto wiedzieć… Ze względu na coraz bardziej różniące się cenniki energii dla firm i dla osób fizycznych coraz więcej przedsiębiorców (zarządców nieruchomości, spółek będących właścicielami) zauważa, że korzystne dla najemców tj. osób fizycznych jest bezpośrednie zawieranie przez nich umów o dostawę energii. To nie tylko kwestia bezpośredniego kontaktu najemcy z dostawcą i braku obsługi po stronie właściciela, ale po prostu kwestia wysokości tych rachunków, gwarancji ceny i ewentualnych dopłat do cen energii i paliw. Przepisywanie licznika na najemcę zaczyna wiązać się z innymi regulacjami prawnymi, tymi spoza najmu.

Podsumowanie

Przekazywanie najemcy obowiązków związanych z opłatami za media i usługi w wynajmowanym mieszkaniu lub domu to kwestia wymagająca od obu stron wzajemnego zaufania i sporo wiedzy o tym, jak to zrobić i dlaczego warto. Młodzi ludzie, pierwszy raz mieszkający samodzielnie, mogą nawet nie wiedzieć, jak wiele rzeczy należy dopilnować i opłacić. Dla osób bardziej doświadczonych własne umowy z dostawcami i kontrola rachunków mogą być bardzo ważne. Przenoszenie umów na najemców najlepiej się sprawdzi w przypadku dłuższych umów najmu i samodzielnych, większych mieszkań i domów. Warto o tym rozmawiać już przy negocjowaniu zasad najmu, a nawet rozważać przy wystawianiu nieruchomości na wynajem.

Treści na stronie simpl.rent są stanowiskiem autorów i nie stanowią porad prawnych ani opinii prawnych i nie mogą ich zastąpić. Należy pamiętać, że każdy przypadek powinien być traktowany indywidualnie, z uwzględnieniem okoliczności mu towarzyszących. W celu ustalenia stanu prawnego w indywidualnej sprawie zachęcamy do skorzystania z profesjonalnej pomocy prawnej.

Przeczytaj również

Hanna Milewska-Wilk 20.12.2022