Rynek nieruchomości obsługują różni specjaliści, a z najmem szczególnie powiązani są pośrednicy nieruchomości i zarządcy specjalizujący się w najmie lokali mieszkalnych. To bardzo oficjalne terminy, ale usługi takich osób są coraz powszechniejsze – korzystają z nich zarówno właściciele nieruchomości na wynajem, jak i najemcy. Przyczynia się to do profesjonalizacji i lepszych warunków na rynku najmu. Czym właściwie różnią się te dwa obszary?
Pośrednik nieruchomości to jeden z trzech zawodów opisanych w ustawie o gospodarce nieruchomościami, obok rzeczoznawcy majątkowego i zarządcy nieruchomości. Zamiennie używa się pojęcia agent nieruchomości, ale zakres działań jest taki sam: profesjonalna pomoc sprzedającym i kupującym nieruchomości, a w przypadku najmu doprowadzenie do podpisania umowy najmu. Szczegóły działalności jednak bardzo się zmieniają: kiedyś listy nieruchomości na sprzedaż wywieszano w oknach biur, teraz niezbędne są profesjonalne zdjęcia, wirtualne spacery, do tego dobre przygotowanie mieszkania do sesji zdjęciowych, ale i standardowa praca z dokumentami i rozmowy z klientami.
Pośrednik w przypadku najmu może być zatrudniony przez wynajmującego lub przez osobę poszukującą mieszkania na wynajem. Dla wynajmującego robi właściwie to samo, co przy sprzedaży:
W przypadku sprzedaży nieruchomości umowę przygotowuje notariusz, a pośrednik tylko dostarcza odpowiednie dokumenty. Przy najmie natomiast pośrednik może przygotować również umowę najmu i przeprowadzić obie strony przez wszystkie formalności, aż do przekazania mieszkania najemcy na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego. Dodatkowo, profesjonalni pośrednicy nieruchomości weryfikują najemców pod kątem ryzyka niewypłacalności, żeby zapewnić bezpieczny i stabilny najem.
Firmy zarządzające w związku z różnymi zmianami na rynku stworzyli specjalizację: zarządzanie najmem lokali mieszkalnych. To pewien powrót do dawnych tradycji, ale obecnie różnice pomiędzy zarządzaniem i zasadami najmu w zasobach mieszkaniowych i wszelkich użytkowych są bardzo duże, dlatego dodanie najmu mieszkań to dodatkowa specjalizacja zarządcy nieruchomości.
Zarządcy najmu pracują dla właścicieli: zajmują się samą nieruchomością, utrzymaniem jej w odpowiednim stanie, a do tego dbają o wyniki finansowe i wszelkie formalności związane z najmem, żeby klient był dobrze zabezpieczony. Profesjonalizm przekłada się na stosunkowo korzystne warunki dla najemcy: przestrzeganie wszelkich regulaminów, przepisów i zapisów samej umowy, dbałość o mieszkanie i szybkie reagowanie na zgłaszane uwagi. Z drugiej strony, dla najemcy oznacza to też bardzo dokładne rozliczenie z wszelkich uszkodzeń mieszkania, mniejsze możliwości negocjacji zmian w umowie i wypowiedzenia za porozumieniem stron.
Przeczytaj również: Ważne zmiany dla właścicieli nieruchomości: czujniki dymu i czadu od 2026
Warto wiedzieć, że zarządzanie najmem dotyczy często zajmowania się nieruchomością w długim terminie. Zarządca może nadzorować każdy etap umowy najmu, czyli pomóc przy jej zawieraniu, zakończeniu i przejmowaniu mieszkania, a nawet koordynować remontami. Dlatego też zarządca ma umowę z właścicielem, a osoby poszukujące mieszkania na wynajem mogą czerpać z informacji uzyskiwanych prosto od zarządców – na przykład na stronach firm obsługujących najem na dużą skalę, gdzie można znaleźć informacje o wolnych lokalach w danym mieście.
Nie każdy jest specjalistą od najmu nieruchomości i nie każdy ma potrzebę nim być. Czasem w grę wchodzi kwestia ograniczonego czasu, a czasem bycia daleko od lokalizacji mieszkania pod inwestycję w najem. Niezależnie od motywacji, za każdym razem dobrze się zastanowić, czy nie przydałaby się nam pomoc.
Osoby posiadające wiele obowiązków zawodowych lub rodzinnych, mieszkający daleko od wynajmowanej nieruchomości, mogą skorzystać ze wsparcia zarządcy najmu – wyręczy na każdym etapie, od przygotowania mieszkania i oszacowania czynszu, poprzez wprowadzenie najemcy i reagowanie na jego zgłoszenia, do przejęcia mieszkania po najmie i ponownego uruchomienia całego procesu. Osoby potrzebujące tylko wsparcia sporadycznego, szczególnie w kontaktowaniu się z najemcami, wprowadzenia nowego najemcy, wsparcia w procedurze najmu okazjonalnego, mogą natomiast skorzystać z pomocy pośrednika.
A co z najemcami? Poszukujący mieszkania do najmu, szczególnie w nowym mieście, mający mało czasu na przeglądanie ogłoszeń i fizyczne oglądanie mieszkań – mogą zlecić poszukiwanie lokalu z odpowiednimi wytycznymi specjaliście. Pośrednik najmu będzie działał dla zlecającego, negocjował z oferującymi najem oraz tłumaczył zapisy umowy. Taka usługa jednak kosztuje, dlatego inną opcją wartą rozważenia może być znalezienie firmy zarządzającej najmem i nabycie mieszkania z ich oferty. Zarządca odpowie na wszelkie pytania, wyjaśni zasady najmu, w razie problemów z użytkowaniem mieszkania załatwi specjalistów od napraw. Co ciekawe, wynagrodzenie zarządcy najmu jest pokrywane z czynszów, dlatego nie będzie to dodatkowy wydatek.
Prowizja pośrednika, jeśli nie jest w umowie wyszczególniony cennik za przygotowanie mieszkania, sesje zdjęciowe, spacery wideo i inne czynności, to z reguły za doprowadzenie do zawarcia umowy najmu pośrednik pobiera wysokość około jednego czynszu najmu. Nie ma tutaj ogólnych zasad. Wszystko zależy od danego biura nieruchomości lub agenta – można podzielić całą płatność na poszczególne etapy, a można po prostu zapłacić za efekt. Zakres też może być różny. Część pośredników nieruchomości:
W bardziej ograniczonym zakresie będzie to tylko wystawienie ogłoszenia z własnymi zdjęciami wynajmującego i umawianie spotkań w celu pokazania mieszkania – pośrednik może nawet nie mieć kluczy i nie robić tego sam.
Dla poszukujących mieszkania na wynajem również może to być bardziej rozbudowana usługa, obejmująca negocjacje i pomoc w umowie najmu, albo po prostu przeszukanie baz kontaktów i zaproponowanie kilku wybranych nieruchomości. Warto dokładnie rozmawiać już na samym początku, jakiego zakresu wsparcia udziela pośrednik i co oznacza, że usługa została wykonana.
Zarządzanie najmem to umowa na długi czas, co wiąże się z regularnymi płatnościami, ale czynności mogą być bardzo różne. Z reguły zarządcy pobierają swoje comiesięczne wynagrodzenie z opłat za mieszkanie, ale nie zawsze obsługują wszelkie finanse i płatności – zakres jest zawsze do uzgodnienia z właścicielem nieruchomości. Może to być pełna obsługa nieruchomości i najmu wraz z wszelkimi umowami, a mogą to być niezbędne czynności na miejscu. W tym przypadku to właściciel nadal zajmuje się tym, co nie wymaga obecności – przyjmuje przelewy i płaci wszelkie rachunki, decyduje o wyborze najemcy i pojawia się w celu podpisania umów.
Ze względu na to, że zakres obowiązków zarządcy może się bardzo różnić, to i wynagrodzenie może być zupełnie inne: od około 10 do nawet 20% miesięcznego czynszu najmu (najczęściej jednak w przedziale 15-18%), ale istnieją dodatkowe zapisy:
Zarządzanie najmem to usługa bardziej skrojona pod indywidualne potrzeby i jej koszty mogą być bardzo różne.
W przypadku osób będących najemcami, warto sprawdzać jeszcze przed zawarciem umowy, czy rzeczywiście to właściciel pokrywa koszty zarządzania. Zdarzają się bowiem sytuacje, kiedy poza czynszem najmu, opłatami za zużycie mediów, doliczana jest jeszcze opłata/zaliczka na koszty eksploatacji – czyli bieżące utrzymanie czystości, koszty przeglądów, drobnych napraw i całą obsługę. To może zmieniać całkowite koszty najmu, więc dobrze je znać przed podpisaniem umowy.
Najemca poszukujący lokalu do najmu w ramach współpracy z profesjonalistą może spodziewać się umowy najmu bez niedozwolonych zapisów, wyjaśnienia postanowień i dokładnego protokołu zdawczo-odbiorczego. Profesjonaliści nie mają do danej nieruchomości emocjonalnego stosunku, więc rozmowy będą nastawione na konkrety, ale oznacza to też, że zapisy umowy będą mocniej przestrzegane – szczególnie jeśli najemca chciałby wcześniej wypowiedzieć umowę albo pojawią się zniszczenia wymagające napraw.
Właściciel dzięki pośrednikom w najmie może skorzystać z ich wiedzy: orientacji w obecnych warunkach rynkowych, zmianach prawnych oraz możliwościach zabezpieczania interesów. Może być i tak, że profesjonalista wyjaśni właścicielowi, że wielu rzeczy nie można oczekiwać podczas wynajmu np. nie zawsze będzie można wejść do mieszkania, nie da się narzucić szczegółowych zasad dotyczących np. godzin korzystania z pralki i że należy zabrać z lokalu wszystkie rzeczy osobiste. Z danych dotyczących rynku najmu wynika, że znaczna część umów najmu okazjonalnego i instytucjonalnego, to efekt działania profesjonalistów, którzy stopniowo przekonują kolejnych najemców, że nie ma potrzeby obawiać się podpisywania oświadczeń u notariusza, a dobra i bezpieczna umowa służy obu stronom najmu.
Przeczytaj również: Poradnik dla wynajmującego „Twój bezpieczny wynajem w 10 krokach”
Wszędzie można się spotkać z sytuacjami, gdzie ktoś nadużywa swojego tytułu zawodowego. Jeśli jakaś agencja najmu przekazuje adresy mieszkań na wynajem dopiero po wniesieniu opłaty lub podpisaniu umowy – trzeba to dokładnie sprawdzić, bo może to być zwykłe wyłudzenie. Jeśli ktoś wykorzysta ogłoszenie i zdjęcia właściciela, a potem będzie żądać opłaty za przyprowadzenie najemcy – nie warto korzystać z takiej usługi, która nie była zamówiona. Co roku, najbardziej w czasie intensywnej zmiany mieszkań pod koniec wakacji (sierpień i wrzesień) wiele osób pada ofiarami naciągaczy i zwykłych oszustów.
Warto zawsze pytać, co oferuje dany specjalista, na jakiej podstawie mamy za te usługi płacić, jak można umowę wypowiedzieć i kiedy po prostu ona wygasa. Istnieją liczne bazy, gdzie można sprawdzić, czy dana osoba jest pośrednikiem nieruchomości lub zarządcą najmem, jak długo działa firma, którą reprezentują i jakie są opinie o usługach. I przede wszystkim nie należy podpisywać umów “na kolanie”, pod drzwiami mieszkania bez szczegółowego przeczytania.
| Zadania i zakres usług | Pośrednik nieruchomości | Zarządca najmu |
|---|---|---|
| Przygotowanie lokalu do najmu | Opcjonalnie | Przeważnie tak |
| Zdjęcia, wirtualny spacer | Przeważnie tak | Przeważnie tak |
| Poszukiwania najemców | Tak | Do sprawdzenia (nie zawsze w zakresie) |
| Wystawienie ogłoszenia | Przeważnie tak | Przeważnie tak |
| Wyjaśnienie zapisów umowy najmu | Tak | Tak |
| Procedury najmu okazjonalnego lub instytucjonalnego | Tak, do potwierdzenia w umowie | Tak, do potwierdzenia w umowie |
| Sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego na początek najmu | Tak | Tak |
| Wsparcie najemcy w trakcie najmu | Nie | Tak |
| Zakończenie najmu i odbiór mieszkania | Nie | Tak |
| Nadzór nad remontem | Raczej nie | Tak |
| Umowa z profesjonalistą | Umowa na czas określony lub do osiągnięcia celu - wynajęcia mieszkania | Umowa na czas nieokreślony z jedno lub trzymiesięcznym wypowiedzeniem |
| Dla kogo usługi | Dla poszukujących mieszkania/ domu lub najemcy | Dla posiadaczy nieruchomości na wynajem (mieszkaniowych i użytkowych) |
Wynagrodzenia dla pośredników nieruchomości i zarządców najmu jeszcze do niedawna były na tyle niskie, że szczególnie pośrednicy woleli zająć się sprzedażą mieszkań, niż poszukiwaniem do nich najemców. Zmiany na rynku nieruchomości, wzrost znaczenia najmu i czynszów oznaczają, że częściej można skorzystać z profesjonalnego doradztwa i usług. Firmy zajmujące się długoterminowym zarządzaniem najmem, odciążające właścicieli, bardzo stabilnie rosną i poszerzają portfolio nieruchomości w obsłudze.
Dla najemców oznacza to po prostu rzeczową obsługę, często z wykorzystaniem nowoczesnych rozwiązań cyfrowych, większy komfort w mieszkaniach i przewidywalność najmu. Dla właścicieli to mniej kłopotów w komunikacji z najemcami, często to też większe dochody – skrócony jest czas oczekiwania na kolejnych najemców, regularnie waloryzowane są czynsze, poprzez usuwanie drobnych uszkodzeń i regularny nadzór zapobiega się większym awariom i remontom.
Treści na stronie simpl.rent są stanowiskiem autorów i nie stanowią porad prawnych ani opinii prawnych i nie mogą ich zastąpić. Należy pamiętać, że każdy przypadek powinien być traktowany indywidualnie, z uwzględnieniem okoliczności mu towarzyszących. W celu ustalenia stanu prawnego w indywidualnej sprawie zachęcamy do skorzystania z profesjonalnej pomocy prawnej.
