Skuteczne zarządzanie najmem – narzędzia i usługi, które Ci w tym pomogą

Jak ułatwić proces zarządzania najmem i zaoszczędzić własny czas przeznaczony na formalności lub szukanie dokumentów? Jedno mieszkanie na wynajem może nie wymagać zaawansowanych rozwiązań technologicznych, ale jeśli zajmujemy się kilkoma nieruchomościami i mamy pod opieką wielu najemców, to warto skorzystać z narzędzi, które pomogą nam w pracy i usprawnią wiele działań.

Narzędzia do zarządzania najmem

Z artykułu dowiesz się…

Jak usprawnić podstawowe procesy w zarządzaniu najmem?
Jak przechowywać dokumenty dotyczące mieszkania na wynajem?
Co zrobić, aby płatności od najemców przebiegały sprawniej?
Jak pomóc sobie pamiętać o nieregularnych opłatach i zadaniach do wykonania?
Jakie są sposoby na lepszą komunikację z najemcami?
Jak łatwiej organizować naprawy i remonty podczas wynajmu?

Zarządzanie najmem – standardowe dokumenty

Jak często zdarza się, że zapomnieliśmy, gdzie schowaliśmy jakąś istotną dla nas rzecz i potem przeznaczamy długie godziny na odnalezienie zguby? Nawet przy najlepszej pamięci takie sytuacje mogą się zdarzać, dlatego warto zadbać o porządek, szczególnie w dokumentacji. Od czego zacząć organizację dokumentów?

Przede wszystkim od poukładania i przełożenia na formę cyfrową wszelkich dokumentów związanych z własnością, np.:

akty kupna-sprzedaży
wzory umowy najmu
przeniesienia własności lub darowizny
postanowienia sądów
wykupienia gruntu od spółdzielni
udziałów w drodze dojazdowej lub hali garażowej

Może się okazać, że samych takich aktów i innych oficjalnych dokumentów będzie co najmniej kilka dla każdej nieruchomości. Przy dokładnym przeglądzie własności dobrze też sprawdzić, czy nie powinniśmy odwiedzić notariusza, aby sporządzić pełnomocnictwa od innych członków rodziny lub na ich potrzeby.

Cykliczna dokumentacja

Drugi krok, po znalezieniu bezpiecznego narzędzia do przeniesienia biurokracji do świata cyfrowego i uporządkowaniu oraz zeskanowaniu umów, to zajęcie się bardziej bieżącymi dokumentami dotyczącymi m.in. podatków od nieruchomości (przesyłane co roku przez gminę lub miasto), polis ubezpieczeniowych, czy ewentualnych kredytów, jeśli jakieś mamy. Bardzo ważne są umowy z dostawcami mediów – takie podstawowe dokumenty przeważnie wciąż trzymamy w formie papierowej. Można włożyć je do teczki danej nieruchomości, aby łatwiej sprawdzać lub zmieniać warunki usług.

Dostępy do kont online

Coraz ważniejsze przy wszelkich umowach stają się dane dostępowe do portali obsługi klienta, kont użytkownika i podobnych usług online. Warto sprawdzić, gdzie mamy takie dostępy, jakich loginów używamy, na jakie adresy mailowe przesyłane są informacje, jakie numery telefonów są zapisane w systemach do odzyskiwania hasła – i zapisać dane w zaszyfrowany sposób. Dobrze zebrać również informacje o logowaniu do spółdzielni, do portalu dostawcy energii, do konta w gazowni – dzięki temu np. w razie wyjazdu można szybko przekazać informacje dotyczące płacenia za mieszkanie innej osobie z rodziny lub całość obowiązków zarządcy najmu.

Wygodne płatności w zarządzaniu najmem

Co miesiąc przeważnie płaci się opłaty do spółdzielni mieszkaniowej lub zaliczki do wspólnoty. Również co miesiąc lub dwa do zapłacenia mamy rachunki za prąd i inne media oraz usługi w domu. W przypadku najmu można w różny sposób zaplanować, kto i jak opłaca te zobowiązania. To oznacza przekazywanie sobie rachunków, przypominanie o płatnościach, czasem konieczność późniejszych rozliczeń i zwrotów.

Dlatego warto wszystkie rachunki mieć w jednym miejscu i oznaczać rzeczy do sprawdzenia, opłacenia lub do przekazania konkretnej osobie np. najemcy. Pomocą w tym obszarze może okazać się dysk sieciowy lub aplikacja mobilna. Z pozoru są to generalnie drobne czynności, ale trzeba pilnować terminów płatności i za każdym razem upewnić się, że przelew za fakturę lub rachunek został wykonany.

Przeczytaj również Jak rozliczyć podatek od wynajmu mieszkania w 2023?

Nieregularne opłaty i dodatkowe obowiązki

Raz na kwartał lub nawet co pół roku w mieszkaniach rozliczane jest zużycie wody. Mogą także pojawić się dodatkowe wydatki, np. zainstalowanie domofonu z miejsce zepsutego, nowy pilot do bramy na osiedle, przegląd okien lub pieca. To wpływa na wysokość opłat, podobnie jak przeglądy ze względów bezpieczeństwa dokonywane w budynku. Dlatego dobrą praktyką jest spisanie w wygodnej formie różnych obowiązków:

jedno miejsce przechowywania dokumentów, rachunków, rozliczeń np. teczka, folder, skany na dysku
kalendarz elektroniczny lub tradycyjny, w którym zapiszemy zadania związane z nieruchomością do wykonania
zwykły notatnik do zapisywania bieżących informacji i pomysłów

Jeśli mamy mieszkanie podlegające spółdzielni lub wspólnocie mieszkaniowej, możemy liczyć na pomoc profesjonalistów. Zadbają oni przykładowo o przeglądy wentylacji, instalacji elektrycznej i inne wymagane formalności. Więcej obowiązków pojawia się w przypadku domów na wynajem. W sytuacji, gdy wynajmujemy komuś dom i nawet jeśli robienie przeglądów będzie obowiązkiem najemcy, to warto to kontrolować – czy rzeczywiście są wykonywane w terminie.

Zarządzanie najmem i kontakty z najemcami

Posiadanie mieszkania na wynajem, to dla właściciela sporo dodatkowych obowiązków, ale można się wspierać dostępnymi aplikacjami i rozwiązaniami cyfrowymi. Najem zaczyna się od przygotowania mieszkania i warunków najmu. Jeśli czujemy, że jest to dla nas duże wyzwanie, nie mamy czasu lub posiadamy kilka nieruchomości na wynajem, warto rozważyć skorzystanie z profesjonalnych usług pośredników i zarządców.

Sprawdź, czym różnią się usługi zarządcy najmu od usług agenta nieruchomości

W wyborze rzetelnego lokatora z pomocą przychodzą cyfrowe narzędzia do weryfikacji najemcy. W ramach simpl.rent wynajmujący ma możliwość sprawdzić w szybki sposób tożsamość najemcy, wiarygodność finansową oraz historię kredytową. Dzięki temu właściciel zyskuje wiedzę o tym, że potencjalny kandydat nie ma długów i posiada odpowiednie zarobki w stosunku do opłat za najem. Jeśli decyzja już podjęta i przychodzi czas na podpisanie umowy, to dobrym pomysłem może być skorzystanie z elektronicznych form podpisywania umowy najmu. Jednym z takich rozwiązań jest na przykład platforma Autenti – umożliwia generowanie dokumentów i zawieranie wiążących umów w pełni zdalnie.

Załóżmy, że umowa podpisywana z najemcą to umowa najmu okazjonalnego. Przy takiej formie najemca ma obowiązek przedłożyć nie tylko akt o poddaniu się egzekucji, ale również wskazać adresu do wyprowadzki. W przypadku gdy najemca nie posiada takiego adresu, może skorzystać z usługi firmy okazjonalny.info, która dostarcza gwarancję adresu do umowy najmu okazjonalnego i tym samym ułatwia wprowadzenie się do nowego mieszkania.

Najmu czas start – jak ułatwić sobie czas wynajmu?

Sam proces najmu to również ciągłe pilnowanie płatności, dokumentów, przesyłanie pomiędzy wynajmującym i najemcą informacji. Bardzo wygodną usługą jest przypomianie o płatnościach – dzięki temu dostajemy informację, że zbliża się termin płatności faktury za gaz, abonamentu za telefon i innych należności. Przy korzystaniu z niektórych aplikacji do zarządzania najmem, takie przypomnienia wysyłane do najemców są standardowym udogodnieniem, wykorzystywanym również przez profesjonalnych zarządców najmu. Istnieją także nieco bardziej rozbudowane rozwiązania do wystawiania potwierdzeń płatności i faktur, a nawet wykonywania ich automatycznie. Bardzo ciekawe funkcjonalności w tym zakresie oferuje System Obsługi Najmu.

Pomimo dużej intuicyjności i przydatności narzędzi online ważną sprawą jest przetrzymywanie we własnych zasobach wszelkich umów najmu, protokołów i aneksów. To od nas samych zależy, czy wolimy wersję cyfrową lub papierową, ale gdy kiedyś zdecydujemy się przestać korzystać z rozwiązania, taka praktyka może być bardzo pomocna. Dotyczy to również potwierdzeń dotyczących płatności czynszów, ponieważ jest to istotne przy opłacaniu podatków, a banki coraz częściej udostępniają bezpłatnie tylko część historii naszych kont.

Usługi, naprawy i wyposażenie mieszkań w zarządzaniu wynajmem

Dokumentacja to nie tylko domena zakupu nieruchomości lub początkowego etapu najmu – również po większych remontach i odświeżeniu mieszkania dobrze zachować umowy z podwykonawcami lub faktury.

Zebrane i opisane w jednym arkuszu kalkulacyjnym informacje wraz z kwotami mogą bardzo ułatwić liczenie rentowności najmu. A jak wiadomo, w inwestowaniu w mieszkania właśnie o to nam chodzi. Nie inaczej jest, gdy dokonujemy zakupu nowego sprzętu – tutaj również należy zadbać o zachowanie paragonów, a także gwarancji. Urządzenia są często objęte gwarancją na rok lub dwa lata, dlatego dobrze jest rozważyć dodatkową ochronę – na przykład ubezpieczenie dla właściciela, które z rozszerzeniem assistance domowe oferuje pomoc fachowca w razie awarii. W efekcie właściciel jest mniej zaangażowany w usuwanie usterek samodzielnie i kosztowne naprawy w domu lub mieszkaniu.

Jeśli nasza nieruchomość, to dom lub mieszkanie na wynajem, warto najemcę zobowiązać do wykupienia OC Najemcy lub kupić dla niego taką polisę, bo pozwala likwidować szkody szybciej. Ale nie tylko szybkość jest tutaj zaletą, a również oszczędność, ponieważ z ochroną ubezpieczyciel pokrywa koszty napraw w trakcie najmu, gdy szkody powstały w wyniku przypadku.

Dzięki specjalnemu oprogramowaniu lub portalom internetowym można również znaleźć i zamówić wizytę fachowca, na przykład sprzątanie (taką właśnie usługę oferuje Stepapp), usunięcie awarii czy prace remontowe (Fixly).

Podsumowanie

Gromadzenie faktur, zaświadczeń, umów, polis i dokumentów może być na pierwszy rzut oka bardzo żmudnym i nudnym zajęciem, ale gdy poświęcimy temu trochę czasu, na późniejszych etapach sami sobie podziękujemy za organizację. Ma to szczególne znaczenie, jeśli inwestujemy w nieruchomości – w końcu mają być źródłem pasywnego dochodu, a nie pożeraczem czasu. Można przy tym skorzystać z pomocy profesjonalnych zarządców najmu i ich wiedzy lub samodzielnie zająć się opieką nad najmem z wykorzystaniem dostępnych aplikacji wspierających procesy. Przy okazji poszukiwań najlepszych rozwiązań dla siebie zawsze jest szansa, że wpadniemy na coś, co bardzo ułatwi nam pracę. A wraz z tym zniweluje wykonywanie powtarzalnych czynności, a nawet pomoże usprawnić komunikację z najemcami.

Treści na stronie simpl.rent są stanowiskiem autorów i nie stanowią porad prawnych ani opinii prawnych i nie mogą ich zastąpić. Należy pamiętać, że każdy przypadek powinien być traktowany indywidualnie, z uwzględnieniem okoliczności mu towarzyszących. W celu ustalenia stanu prawnego w indywidualnej sprawie zachęcamy do skorzystania z profesjonalnej pomocy prawnej.

Przeczytaj również

Hanna Milewska-Wilk 11.04.2023